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Antes de nada, hay
aclarar que la gestión de estados de las citas es opcional.
Lógicamente si no
se gestionan correctamente los estados, no se podrá analizar información
relacionada: como tiempos de espera, de producción en gabinete, promedio de
citas anuladas, etc.
Para variar el
estado de una cita, haremos clic sobre la cita.
El estado en el que
se encuentra la cita, se visualiza en la esquina superior derecha de la cita.
Cuando creamos una
cita de paciente, el estado inicial en Gestiona es “No confirmada / No llegó”,
ya que acabamos de dar la cita al paciente que tenemos al teléfono o en
recepción.
Si por ejemplo el
día anterior a la cita, llamo al paciente para confirmar que va a venir, y éste
lo confirma, haremos clic sobre dicha y seleccionaremos la opción “CONFIRMADA /
No llegó”.
En la cita, se
mostrará el icono de confirmación.
El día de la cita,
si el paciente se presenta, haremos clic, y seleccionaremos la opción “En sala
de espera”. Automáticamente Gestiona comenzará a controlar el tiempo de espera
de ese paciente.
Cuando el paciente entra con el facultativo,
podemos controlar el tiempo que está
en el gabinete marcandoel estado “En gabinete”.
El estado “En recepción”, se utilizará si
quiero controlar de manera independiente el tiempo que está en gabinete,
respecto del tiempo que luego está en recepción con trámites administrativos, hasta
que sale por la puerta.
Si el paciente llamara para anular la cita,
Gestiona solicita el motivo de la anulación, quedándo reflejado en la ficha del
paciente. Las citas anuladas se visualizan mediante un efecto de rayado en
diagonal, y situando el cursor sobre la misma, nos muestra el motivo de la anulación
que hayamos indicado.
También existe la
posibilidad de configurar la agenda, para que las citas anuladas no se
visualicen, mostrando directamente el hueco libre en la agenda.
Finalmente, cuando el paciente termina su visita,
seleccionaremos la cita como “Finalizada”.
Atendiendo a las sugerencias de las clínicas,
cuando la cita se marca como finalizada, se aplica un velo que la hace menos
visible, de esta manera, si soy el responsable de llamar a las citas que no
vinieron el día anterior, únicamente me fijaré en las que tengan un color más
destacado, ignorando visualmente las citas finalizadas. Simplificando así mi
trabajo.
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