viernes, 29 de agosto de 2014

Cómo añadir la pestaña "Historia Médica" en la ficha de paciente

Uno de nuestros clientes de Gestiona, nos comentó tras leer el post "Mejoras de Gestiona en verano" que en la ficha del paciente no le aparecía la pestaña de “HISTORIA MÉDICA”.

La visualización de la pestaña Historia Médica es configurable. 
Para que sea visible debe ir al menú principal “Configuración de Clínica”, 



y luego “Datos Generales”.
Una vez ahí, seleccionar el 4º icono “Configuración de la herramienta”.

En el formulario que aparece bajo el epígrafe “Configuración Ficha Paciente” tiene que seleccionar “SÍ” en la opción “Historia Médica 2.0. Mostrar pestaña”.



Formación Básica: Crear una cita en la Agenda

Ver vídeo

La cita a un paciente se realiza de igual manera tanto en la vista Control diario como en la vista Agenda.

Lo primero que tendremos que localizar visualmente es el profesional con el que queremos relacionar la cita y establecer el día y la hora de comienzo de la cita.

Haremos clic con el botón izquierdo del ratón sobre el inicio de la cita y sin soltar el botón, desplazaremos el cursor hacia abajo reservando tanto espacio o huecos como duración queramos establecer a la cita.

La duración de la cita viene condicionada por el intervalo mínimo de cita del profesional.

Al soltar el botón izquierdo del ratón, Gestiona a través de este menú, nos pregunta qué es lo queremos hacer con el espacio de tiempo reservado.

Pudiendo:
-        
      Bloquear un intervalo de tiempo concreto para un profesional, indicando que durante ese periodo de tiempo no se podrán asignar citas a este profesional.
-     
    También podemos establecer una cita que no sea con un paciente, por ejemplo con una visita comercial o una formación para nuestros empleados del programa Gestiona.
-        O bien, lo más habitual, dar una cita a pacientes.

Para crear una cita de bloqueo o una cita comercial, tras seleccionar la opción correspondiente del menú, podremos indicar bien el motivo de bloqueo o el tipo de cita comercial.

Si tenemos activo el sistema de cita rápida, los dos primeros botones del menú nos permitirán establecer la cita con el paciente.

Inicialmente sólo existía el segundo botón, un formulario que nos permite definir la cita a más detalle. A petición de los clientes, se desarrolló el sistema de citación rápida muy utilizado en primeras visitas o cuando no se quiere concretar detalles de la cita.

Para crear una cita rápida, seleccionaremos el intervalo de tiempo de la cita, e indicaremos el paciente asociado a dicha cita.

En este caso, puede ocurrir dos cosas, que el paciente sea habitual y ya tengamos su ficha, o bien que sea la primera vez que llama y por lo tanto, no tenga ficha en nuestra base datos.

Si queremos establecer cita a un paciente que ya tiene ficha, únicamente tendremos que seleccionarlo de las coincidencias que Gestiona nos muestra.

Si por el contario queremos dar cita a un paciente que no tiene ficha, no habrá ninguna coincidencia en la búsqueda, por lo que escribiremos directamente sus apellidos y nombre, y pasaremos al siguiente campo.

Sea cual sea el tipo de paciente, el formato es siempre el mismo, 1º los apellidos y 2º el nombre, separados ambos campos por una coma.

En los pacientes nuevos, tendremos que indicar el teléfono o teléfonos de contacto. Este dato es un campo de texto libre donde podemos escribir lo que queramos, pero es obligatorio.

Opcionalmente podremos indicar el motivo de la visita.

Si pulsamos a la tecla “Enter” o hacemos clic sobre el área “Crear cita rápida”,  nos aparecerá la nueva cita ya creada en la agenda.

Citas solapadas.

Si queremos dar cita en un intervalo de tiempo ocupado por otra cita de paciente o comercial, no podremos hacerlo seleccionando primero el intervalo de tiempo.

Para ello, haremos clic sobre el inicio de la nueva cita y seleccionaremos la opción “Nueva cita”, repitiendo los pasos anterio rmente descritos.

Podemos cambiar la duración, situando el cursor del ratón en la base de la cita y manteniendo pulsado el botón izquierdo, desplazamos hacia arriba o hacia abajo el cursor para alargar o acortar la duración de la cita.

Detalle de las citas.

Situando el cursor sobre la cita y dejándolo unos segundos, en la parte superior de la agenda se mostrará la información en detalle de la cita.

Leyenda

Al pie de la pantalla disponemos de una leyenda de iconos utilizados en la agenda y control diario.


Formación Básica: Agenda y citas. Introducción

Ver vídeo

Una vez que hemos configurado correctamente la herramienta, cuando entramos en la opción “Agenda de pacientes” desde el selector de clínica, lo primero que visualizamos es el una pantalla donde vemos las citas del día actual, organizadas en columnas.

Cada columna representa un profesional, únicamente se visualizará el profesional si trabaja ese día.

Las líneas a nivel horizontal representan las franjas horarias.

La divisiones de las franjas horarias representan la duración de las citas. 

Cada profesional puede tener una duración mínima de cita diferente.

Para cambiar de día, disponemos a la izquierda de un calendario por meses.

La vista en la que nos encontramos actualmente se conoce como vista “Control diario”, y su finalidad es permitirnos gestionar de forma cómoda las citas de hoy.

También disponemos de una vista de varios días, configurable en el número de días, llamada “Vista Agenda”.

La configuración por defecto es semanal, y el objetivo de esta vista es facilitarnos la localización de huecos en la agenda para la asignación de próximas citas de pacientes.

El funcionamiento de ambas vistas es idéntico, la única diferencia es que utilizamos el mismo área de pantalla para mostrar más o menos columnas.

En ambas vistas, podremos visualizar todos los profesionales o las citas de un único profesional.
Cada elemento de la pantalla tiene su propio menú de navegación:

Por ejemplo, esta área representa un día concreto, si hacemos clic sobre él, nos aparecerá un menú con las acciones que podemos realizar sobre ese día, por ejemplo bloquearlo si fuese un día festivo.

Lo mismo ocurre si hacemos clic sobre la cabecera de la columna, que representa al profesional con agenda, el menú nos indicará las acciones que podemos realizar sobre dicho profesional

Si hacemos clic sobre un hueco en la agenda, Gestiona nos pregunta qué queremos hacer sobre ese hueco, en cambio si el clic se realiza sobre una cita ya existente, las opciones de menú cambian.
El hecho de no existir botón derecho del ratón, reducir el número elementos en pantalla y la aplicación de estos menús contextuales, facilitarán el aprendizaje de la herramienta, ya que el usuario sin buscar interactuará de manera natural con la herramienta.



martes, 26 de agosto de 2014

Formación Básica: Cómo entrar a Gestiona

Ver vídeo

Únicamente desde el enlace que nos envía Addentra al contratar el servicio, podremos entrar en Gestiona, Clinical Cloud.

Una manera de comprobar que hemos introducido correctamente la dirección de entrada, consiste en confirmar que en esta área se están mostrando las clínicas que actualmente conforman mi negocio.
Si la dirección estuviera mal formada, no aparecerían el número de clínicas.

Desde la página de entrada:

  • Tendremos disponible el teléfono de asistencia técnica
  • El usuario Skype para comunicarnos por este canal con el personal de soporte.
  • Podremos directamente descargarnos la herramienta Teamviewer, utilizada en las formaciones online, y para la asistencia remota.
  • Visualizar las últimas publicaciones del blog y los vídeos con las mejoras de la herramienta.
  • O consultar nuestro canal de Twitter.

Si es la primera vez que entramos, tendremos que introducir como usuario la dirección de correo electrónico y la contraseña que indicamos en el momento de la contratación del servicio.

Al crear la base de datos el único usuario que existe es el gerente, con lo que la primera vez entraremos con este perfil.

Hay que tener presente que si se introduce incorrectamente la contraseña repetidas veces, el usuario con el que estemos intentando entrar, se bloqueará por seguridad.

En caso de bloquear el usuario gerente, se tendrá que solicitar el desbloqueo al personal de Addentra, si se bloquea cualquier otro perfil de usuario, el desbloqueo podrá realizar  el gerente.

Una vez que hemos introducido correctamente el usuario y la contraseña, entraremos al “Selector de clínicas”.

Si nuestro negocio se compone de varias clínicas, aparecerán reflejadas una debajo de otra.

Haremos clic sobre la clínica en la que queremos trabajar y aparecerá el menú en la parte inferior.

Lo primero será preparar los elementos que utilizaremos en el día a día: horarios, agendas, tratamientos, tarifas, etc. Esta labor la realizaremos desde la opción “Configuración de clínica”.

El día a día, se realiza en su mayor parte desde la opción “Agenda de pacientes”. Aquí se gestionarán las citas, las fichas de los pacientes, historias médicas, tratamientos, presupuestos, cobros, etc.

Si queremos analizar la información introducida en nuestro día a día de manera más global, lo realizaremos a través de los listados disponibles en la opción “Administración y gestión de clínica”: Cierre de caja, facturación, producción de profesionales, ingresos, análisis de la agenda, etc.


Si hemos entrado con el perfil gerente, visualizaremos también el área de negocio, permitiéndonos configurar series de facturación, crear nuevas clínicas, o si nuestro negocio se compone de varias clínicas, realizar una administración o gestión conjunta de las mismas.



Formación Básica: Cómo instalar y configurar el navegador Google Chrome


Gestiona está optimizada para utilizarse con el navegador de Google, Google Chrome.

Para instalarlo en nuestro ordenador, abriremos cualquier navegador, y entraremos a la página de búsqueda de Google.

Escribiendo el término de búsqueda “Google Chrome”, haremos click sobre el primer enlace, y   entramos a la página de descarga, asegurándonos que el idioma seleccionado es el español.

Comenzaremos la descarga y seguiremos las instrucciones para su instalación.

La instalación del navegador Google Chrome en móviles o tablets, se realizará de manera similar al resto de App’s, es decir, mediante App Store en los iPhone y iPad, o Google Play en los dispositivos con Android.

Una vez finalizada la instalación del navegador Google Chrome en nuestro ordenador, vamos a configurarlo  para facilitar la entrada en Gestiona, Clinical Cloud.

Cada cliente tiene su propia ruta de entrada al programa Gestiona, permitiendo una total independencia entre los clientes.

La dirección de entrada, nos llega al correo electrónico que se indicó en la contratación del servicio.

Si no tenemos este email, es posible que nos haya llegado como correo SPAN o correo no deseado. Si aun así no lo encontramos, tendremos que solicitarlo de nuevo a Addentra.

Copiaremos la dirección de entrada a Gestiona, y la pegaremos en el navegador Google Chrome.

Cuando termine de cargar la página de entrada, haremos clic sobre la estrella para incluirlo como un acceso rápido, conocido en Google Chrome como “Marcador”.

Configuraremos Google Chrome para que aparezca siempre visible la barra de marcadores, y si queremos para que al inicial el navegador Google Chrome directamente cargue nuestra página de Gestiona.

Para verificar que lo hemos hecho correctamente, cerramos el navegador Google Chrome. 

Al volver a abrirlo, tendrá que aparecer automáticamente la página de entrada a Gestiona.

lunes, 4 de agosto de 2014

Programa gestión para Clínica. Gestiona. Mejoras Verano (1/3)

Siguiendo con el sistema de actualizaciones continuas del programa online para clínicas Gestiona Clinical Cloud, en la última versión hemos incorporado muchas de las sugerencias que nos habéis propuesto, y que os iremos presentando en esta y en las siguientes publicaciones.

Ficha del paciente


Paciente con la póliza caducada. Alerta visual en rojo.

En los datos resumen de cabecera del paciente, hemos incorporado una alerta visual cuando el paciente tiene caducada la póliza de su seguro médico, mostrándose el código de la aseguradora en rojo.


Historia médica.

Historia médica SIN datos

Historia médica CON datos


Para saber si un paciente tiene anotaciones o no en su historia médica, sin necesidad de acceder al contenido, hemos incorporado el número de anotaciones en el título de la pestaña. 

Si el paciente no tiene anotaciones, únicamente aparecerá el título "Historia médica". En caso de tener alguna anotación aparecerá a la derecha el número de anotaciones.

Para saber cómo activar la pestaña Historia Médica, lea este artículo.


Planificación




Hemos unificado la vista de las fechas de inicio y finalización del tratamiento. Ambas fechas aparecerán en la parte derecha del tratamiento.

También hemos situado una ventana emergente, que nos ayudará a distinguir cuál es cada fecha. La fecha de finalización aparecerá en los tratamientos realizados. 



Visualización de la fecha de creación del tratamiento

Dentro del formulario de tratamiento, ahora se muestra la fecha de alta del tratamiento, es decir, cuándo se creó el tratamiento, diferente a la fecha de inicio y finalización. Este dato no es editable, únicamente se muestra en el formulario para consulta.

Datos económicos

Para unificar la navegación y evitar scroll innecesario cuando el paciente tiene mucha información, hemos dejado fijo, en la parte superior el botón "Añadir Nuevo Ingreso". 

Nuevas funcionalidades en el formulario nuevo ingreso


También, en este apartado, cuando estamos creando un nuevo ingreso, hemos reestructurado el formulario reorganizando los botones.

Se han incluido las opciones "Todos", "Ninguno" y "Ttos realizados", para selección rápida de los tratamientos que liquidamos con el ingreso. De tal forma que si queremos cobrar al paciente lo realizado y pendiente hasta la fecha, únicamente el usuario tendrá que pulsar sobre la opción "Ttos. realizados", y seleccionar "Distribuir ingreso".

Se ha mejorado la funcionalidad de la opción "Distribuir ingreso":
  • Si el paciente nos abona una cantidad fija, la introduciremos en el campo "Cantidad ingresada", seleccionaremos los tratamientos entre los que queremos distribuir el ingreso, y haremos clic sobre "Distribuir ingreso". Automáticamente Gestiona repartirá el ingreso entre los tratamientos seleccionados.
  • Otra forma es directamente indicar en cada tratamiento la cantidad abonada, al pulsar "Distribuir ingreso", nos sumará el importe total actualizándolo en el campo "Cantidad ingresada".

Financiaciones

Al igual que ocurre con los presupuestos y las facturas, en las financiaciones ahora se puede configurar un texto fijo, que se pre-cargue en las observaciones del documento.






Para ello, desde la configuración de clínica, dentro del apartado "Datos Generales" > "Conf. de la Herramienta", definiremos el texto que aparezca por defecto en los documentos de financiación que entreguemos a los pacientes.

Al crear una nueva financiación nos cargará es texto predefinido, permitiéndonos modificarlo.


Receta médica

Hemos incluido el botón "Guardar + Nuevo". Muy útil cuando la normativa dicta que hay que levantar una receta por fármaco. Nos evitará navegación innecesaria.


Impresión de facturas

Para que siempre se refleje en la factura el paciente relacionado con los tratamientos facturados, en la impresión de las facturas hemos incluido los datos del paciente, que no tienen por qué coincidir con los datos de facturación.


Datos del paciente en la factura


Bloc histórico paciente

El bloc histórico del paciente, es el área donde Gestiona recoge todo lo acontecido sobre dicho paciente: citas, cambios de estado, planificación de tratamientos, modificaciones de datos económicos, creación de documentos, etc.

Hay ciertas acciones, como la modificación y eliminación de ingresos y facturas, donde Gestiona genera una anotación automática para el usuario Gerente.




Hasta la fecha, esta anotación se quedaba "perenne", pero en esta nueva versión, el usuario Gerente tiene la posibilidad de eliminarla. Al hacer clic sobre la anotación nos aparecerá el siguiente menú.



Únicamente el gerente podrá borrar las anotaciones automáticas en el bloc histórico del paciente.

Incidencias notificadas

Seguimos con el mismo protocolo de resolución de las incidencias. Según no las notificáis, si son críticas se resuelven en el momento, y si no se corrigen en la versión semanal que subimos por martes por la mañana. 



______________________

Cada vez son más las clínicas que apuestan por Gestiona como programa de gestión de clínica. Si todavía no conoces el proyecto, puedes pedirnos una cita demostrativa online en www.addentra.com, llamando al teléfono 911.920.280 o en el email servicios@addentra.net.

Para conocer más de Gestiona subscríbete a nuestros videotutoriales 


¡Mucho más que un programa online de gestión para clínicas!