Del papel a la informática

Esta publicación esperamos que sea de gran ayuda para aquellas clínicas que estén pensando en dar el salto del papel a la informática, o las que quieran dejar de utilizar las historias médicas en papel.

"Nueva herramienta de gran utilidad 

para las clínicas que están pensado en 

dar el salto a la informática"

Con una decisión así, surgen muchas dudas: ¿Cuándo lo hago el cambio? ¿Cómo lo hago? ¿Cómo va a afectar a nuestro día a día con los pacientes?¿Qué hago con las historias que tengo ahora en papel?

Según nuestra experiencia con las clínicas que pasan del papel a la informática, lo mejor es ir realizando este proceso por fases, permitiendo al personal asimilar los cambios, sin afectar demasiado al día a día.

En cada fase iremos sustituyendo la información en el papel por una parte del programa de gestión de la clínica, y adaptaremos el protocolo a la nueva herramienta informática. Cuando veamos que una fase ha sido asimilada, pasaremos a la siguiente.

Control de citas de los pacientes

Con Gestiona, lo primero que tendríamos que quitar en la clínica son la agendas físicas, empezando a dar las citas de los pacientes con el programa, e incluso trasladando las citas que ya tenemos para los próximos días a la agenda informática, lo cual será un ejercicio muy bueno para aprender a manejar la agenda y el control diario.

Ficha paciente. Vista clínica

El siguiente paso sería crear la ficha del paciente dentro de Gestiona, esto nos permitirá ir gestionando el resto de información de los pacientes. Aquí surge uno de los primeros problemas, que hago con la información que ya tengo en papel? 

Cuando viene un paciente nuevo es fácil, lo hago ya todo en el programa, pero cuando viene un paciente que tiene ficha en papel, tengo dos opciones:

1. Introducir una a una toda información que hay en la ficha de papel creando en Gestiona citas, tratamientos, pagos, etc.
2. Digitalizar la información, es decir, escanear la ficha en papel para su posterior consulta desde la aplicación, pero sin tener que reflejar cada elemento.

Obviamente la primera opción es la ideal, ya que unificamos toda la información, dándonos muchas más posibilidades a la hora de analizar nuestro negocio, pero según el volumen de tratamientos, pacientes y cómo sea nuestro día a día en la clínica, puede convertirse en una tarea de difícil ejecución. 

"Una herramienta que facilita 

el almacenamiento de la ficha en papel 

y su posterior consulta"

La segunda opción es más factible, ya que el tiempo empleado en escanear la ficha en papel es muy inferior al empleado la primera opción, incluso existen empresas especializadas en la digitalización de documentos a las que podemos encargar esta labor.

Desde principios de año, Gestiona dispone de una nueva herramienta que facilita el almacenamiento de la ficha del paciente escaneada y su posterior consulta.

Consiste en una aplicación que se instala en el ordenador (únicamente para sistemas Windows) donde se vaya a realizar la tarea de digitalización de las fichas, o en el caso de externalizar este trabajo en el ordenador donde se almacene el resultado final de dicha digitalización.

Configuramos para apuntar a nuestra base de datos Gestiona

Lo primero que tendremos que hacer es realizar la configuración para que el programa apunte a nuestra base de datos de Gestiona, introduciendo nuestro CIF, usuario y contraseña. También indicaremos la ruta de nuestro ordenador o de la red donde se vayan a almacenar las historias médicas digitalizadas.

"Las historias médicas se escanean y 

se envían automáticamente 

a la ficha de cada paciente"

Las historias médicas digitalizadas se guardarán en formato PDF, JPG o PNG, con el nombre del fichero igual al número de historia del paciente, es decir, si tenemos una ficha de un paciente con el número de historia 0345, al escanear la historia en papel, crearemos el fichero "0345.pdf", "0345.jpg" o "0345.png"

Historia en papel escaneada en nuestro ordenador

Según guardemos los ficheros en la ruta configurada en el programa, automáticamente comenzará a subirlos a la ficha de cada paciente, localizando al paciente por el nombre del fichero, que tiene que coincidir exactamente con el número de historia del paciente.

Subida en bloque de los ficheros

Si el paciente aún no está creado, o el nombre del fichero no coincide con algún número de historia válido, el fichero lo guardará en una subcarpeta llamada "Ficheros no subidos".

En caso de existir el paciente, la historia médica digitalizada aparecerá en una nueva pestaña en la ficha del paciente, llamada "Historia en papel".

"La ficha en papel se podrá consultar con un clic 

desde la ficha del paciente"

Gestiona facilita el acceso a la información de la historia en papel 

Con este pequeño programa, ganaremos tiempo en pasar las historias en papel al gestor de documentos de cada paciente, facilitando la consulta de la información escrita al existir una previsualización directa del fichero digitalizado en una pestaña especial dentro de la ficha de cada paciente.

Seguimos trabajando para aportar soluciones que faciliten el día a día en la clínica, y para que Gestiona se convierta en el programa de referencia online para clínicas. Gracias a todos por vuestras aportaciones.

Si todavía no conoces el proyecto, puedes pedirnos una cita demostrativa online en www.addentra.com, llamando al teléfono 911.920.280 o en el email servicios@addentra.net.

Para conocer más de Gestiona subscríbete a nuestros videotutoriales 

en el Canal de Addentra de You Tube.

Gestiona. Clinical Cloud.

¡Mucho más que un programa online de gestión para clínicas!

Facturación de trabajos protésicos

La  facturación de prótesis dando cumplimiento a lo estipulado en la Ley 29/2006, de 29 de julio, de Garantías y Uso Racional de Medicamentos y Productos Sanitarios, Disposición adicional decimotercera:

“La colocación o puesta en servicio de productos sanitarios a medida por un facultativo, en el ejercicio de sus atribuciones profesionales, no tendrá la consideración de dispensación, comercialización, venta, distribución, suministro o puesta en el mercado de los mismos, a los efectos de los artículos 3.1 y 101. En todo caso, el facultativo deberá separar sus honorarios de los costes de fabricación.”

Para el cumplimiento de la Ley, los clínicos no podrán revender una prótesis, de tal forma que en el desglose de la factura deberán detallar, por un lado el coste de la prótesis y en otro concepto los costes para el paciente relacionados con el trabajo en la clínica con dicha prótesis.

"Ley 29/2006, impide revender el trabajo del protésico"

Siendo fieles a nuestra filosofía de adaptar Gestiona. Clinical Cloud a los cambios legislativos, a continuación os explicamos una nueva funcionalidad que reducirá problemas con la facturación de tratamientos relacionados con trabajos protésicos, incorporado una sencilla herramienta en Gestiona que facilitará esta labor a la hora de crear facturas, disponible ya en las clínicas beta y producción.

Pasos a seguir:

Paso 1. Creación del trabajo protésico.

Existen múltiples publicaciones relacionadas con este apartado, pero si no conoces el funcionamiento de la gestión de trabajos con los laboratorios de prótesis que tiene Gestiona, te invitamos a CONSULTAR ESTE VÍDEO.

Paso 2. Relacionar el trabajo protésico con el tratamiento

Una vez creado el trabajo de prótesis, en Gestiona llamada prueba externa, tendremos que establecer la relación entre dicho trabajo y el tratamiento.

Relacionaremos el trabajo protésico con el tratamiento

Localizaremos el tratamiento, desplegando su menú, y seleccionaremos la opción "Asociar costes / prueba externa". Para crear la relación entre el trabajo protético y el tratamiento, seleccionaremos el trabajo previamente creado en el desplegable.

Relacionamos el tratamiento con el trabajo protésico

Es importante haber definido el coste de los trabajos tipo que la clínica solicita a los laboratorios. Esto se realiza dentro del área de configuración de clínica, o bien se puede definir para cada trabajo concreto.

Podemos prefijar los trabajos protésicos y sus costes por cada laboratorio

Paso 3. Facturación y desglose de conceptos

Cuando ya está establecida la relación entre el tratamiento y la prueba externa.

Al crear la factura desde el ingreso, desde el plan de tratamiento o directamente en la ficha del paciente, Gestiona detectará los tratamientos que tengan asociado algún trabajo protésico, mostrando debajo del concepto el texto legal  mencionado al comienzo de esta publicación.

Gestiona te avisa para el correcto cumplimiento de la legislación vigente

Nota. El tratamiento debe facturarse en su totalidad, el desglose no estará disponible si el tratamiento se factura parcialmente. 

Si queremos desglosar el tratamiento en los dos conceptos que estipula la Ley, haremos clic sobre el enlace "Desglosar honorarios", apareciéndonos el siguiente formulario:

Gestiona desglosa los importes automáticamente

La información que se nos muestra es el tratamiento desglosado en los dos conceptos que marca la Ley:

1. "Producto sanitario...", junto con la descripción y el coste del trabajo protésico.
2. "Rehabilitación mediante...", junto con la descripción del tratamiento y como importe la diferencia del total del tratamiento, menos el coste del trabajo protésico.

Dicho formulario nos permitirá la modificación de esta información para posteriores ajustes. Si hacemos clic sobre la opción "Desglosar", volveremos al formulario de la factura.

Veremos en el formulario los conceptos desglosados

Al imprimir la factura, tendremos la información desglosada cumpliendo los requisitos de la Ley 29/2006, de 29 de julio, de Garantías y Uso Racional de Medicamentos y Productos Sanitarios.

Factura al paciente cumpliendo la legislación

Si todavía no conoces el proyecto, puedes pedirnos una cita demostrativa online en www.addentra.com, llamando al teléfono 911.920.280 o en el email servicios@addentra.net.

Para conocer más de Gestiona subscríbete a nuestros videotutoriales 

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Historia médica por voz

Continuando con la publicación de las mejoras incorporadas en la versión de enero de 2014, a continuación explicaremos una de las funcionalidades más innovadoras: 

"El reconocimiento de voz de Google"

Estas mejoras y nuevas funcionalidades se incorporan sin coste adicional para los miembros de la Comunidad Gestiona, en todos los ordenadores y sin alterar el día a día en la clínica.

Hablaremos y automáticamente se transcribirá el texto en el campo seleccionado.

Síntesis de voz

Hemos incorporado la librería Google de síntesis de voz, el mismo sistema utilizado en los dispositivos Android. No es necesario instalar nada, funciona únicamente utilizando Gestiona con el navegador Google Chrome.

Una tecnología por la que está apostando Google muy fuerte, en constante evolución, y base para muchos de los próximos dispositivos y programas que saldrán al mercado.

"Incorporado en todos los campos de texto"

¿Cómo funciona?

Integrada en todos los campos de texto de Gestiona. Cuando estás utilizando Gestiona con el navegador Google Chrome, automáticamente aparecerá este icono en la esquina superior de los campos de texto de la aplicación.

Desde el gabinete podremos dictar al ordenador lo acontecido en la cita del paciente

Al hacer clic sobre el icono , la aplicación detectará si tienes algún dispositivo de grabación de voz (micrófono), en caso de tenerlo aparecerá la siguiente pantalla.

Comienza a dictarle el texto a Gestiona, al hacer una pausa, automáticamente el sistema trasformará el audio en texto y lo pondrá en el campo de texto sobre el que hayamos hecho clic.  ¡Así de sencillo!

Te recomendamos que sigas estos consejos para que el reconocimiento de tu voz sea más efectivo:

1. Utilizar un micrófono de calidad, preferiblemente que elimine el ruido ambiente.
2. Configura correctamente el dispositivo de grabación, con unos niveles que generen un audio limpio para facilitar el reconocimiento de la voz.
3. Funcionará mejor cuanto mejor sea la conexión a Internet.
4. Pronuncia con claridad.
5. Utiliza frases cortas y precisas.

Próximas publicaciones

Estar atentos a próximas publicaciones ya que este es sólo el primer paso de una serie de evoluciones tecnológicas que iremos incorporando en Gestiona. 

Si todavía no conoces el proyecto, puedes pedirnos una cita demostrativa online en www.addentra.com, llamando al teléfono 911.920.280 o en el email servicios@addentra.net.

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