Mejora las prestaciones de tu negocio haciendo uso del software de gestión
En virtud del artículo 30 del Código de Derechos del Paciente de la Asociación Española de Derecho Sanitario, el mismo “tiene derecho a una atención odontológica de calidad científica y técnica, y el dentista tiene la responsabilidad de prestársela, cualquiera que sea la modalidad de su práctica profesional, comprometiéndose a emplear los recursos de la ciencia de manera adecuada a su paciente, según el estado del conocimiento dental del momento y las posibilidades a su alcance”.
En el día a día de una clínica dental no sólo entran en juego los aspectos clínicos sino que también hay que tener en cuenta los que podríamos denominar administrativos. En ambos sentidos, el odontólogo tiene la obligación, tal y como se menciona en el artículo anterior de conocer toda innovación que sirva para la mejora de la atención al paciente. El desarrollo de la tecnología ha servido para poner en marcha programas informáticos de gestión de clínica dental que facilitan esta labor y es obligación del profesional de la Odontología no sólo conocerlos sino ponerlos en práctica y dominarlos.
El papel o la automatización de los procesos
De forma breve, cuando un nuevo paciente llega a la clínica dental ha de seguir un protocolo establecido de antemano para que sus datos sean conocidos en la misma. Generalmente, será el o la recepcionista la encargada de solicitarle que rellene la ficha médica, una serie de hojas de papel en las cuales se le preguntará por cierta información de contacto tal como su nombre, dirección o teléfono. Asimismo, deberá rellenar un cuestionario de salud del cual ciertos datos de interés, como por ejemplo una alergia a un cierto medicamento, serán traspasados a la ficha médica. Una vez realizadas estas cuestiones el paciente pasa a consulta. Ya en el gabinete el odontólogo examinará su boca y dictará al auxiliar, si lo hay, las afecciones que tenga el paciente mencionado; estas serán anotadas en el odontograma. También se llevarán a cabo las radiografías necesarias para completar la exploración. Toda esta información será guardada en el historial del paciente, normalmente asociado a un soporte físico como puede ser una carpeta. Dicho historial, se irá completando con la documentación administrativa y médica que en el día a día se vaya generando: consentimientos informados, presupuestos, planes de tratamiento, etc.
Muchos de los pasos seguidos en este proceso se pueden automatizar de modo que al hacerlo aumentemos el rendimiento de nuestro negocio. El modo para ello viene, como ya señalamos anteriormente, de mano de las nuevas tecnologías que han servido, entre otras cosas, para desarrollar software de gestión clínica altamente eficaz.
“El software de gestión de clínica tiene como objetivos la mecanización de procesos y facilitar la búsqueda de la información”
En virtud del artículo 30 del Código de Derechos del Paciente de la Asociación Española de Derecho Sanitario, el mismo “tiene derecho a una atención odontológica de calidad científica y técnica, y el dentista tiene la responsabilidad de prestársela, cualquiera que sea la modalidad de su práctica profesional, comprometiéndose a emplear los recursos de la ciencia de manera adecuada a su paciente, según el estado del conocimiento dental del momento y las posibilidades a su alcance”.
En el día a día de una clínica dental no sólo entran en juego los aspectos clínicos sino que también hay que tener en cuenta los que podríamos denominar administrativos. En ambos sentidos, el odontólogo tiene la obligación, tal y como se menciona en el artículo anterior de conocer toda innovación que sirva para la mejora de la atención al paciente. El desarrollo de la tecnología ha servido para poner en marcha programas informáticos de gestión de clínica dental que facilitan esta labor y es obligación del profesional de la Odontología no sólo conocerlos sino ponerlos en práctica y dominarlos.
El papel o la automatización de los procesos
De forma breve, cuando un nuevo paciente llega a la clínica dental ha de seguir un protocolo establecido de antemano para que sus datos sean conocidos en la misma. Generalmente, será el o la recepcionista la encargada de solicitarle que rellene la ficha médica, una serie de hojas de papel en las cuales se le preguntará por cierta información de contacto tal como su nombre, dirección o teléfono. Asimismo, deberá rellenar un cuestionario de salud del cual ciertos datos de interés, como por ejemplo una alergia a un cierto medicamento, serán traspasados a la ficha médica. Una vez realizadas estas cuestiones el paciente pasa a consulta. Ya en el gabinete el odontólogo examinará su boca y dictará al auxiliar, si lo hay, las afecciones que tenga el paciente mencionado; estas serán anotadas en el odontograma. También se llevarán a cabo las radiografías necesarias para completar la exploración. Toda esta información será guardada en el historial del paciente, normalmente asociado a un soporte físico como puede ser una carpeta. Dicho historial, se irá completando con la documentación administrativa y médica que en el día a día se vaya generando: consentimientos informados, presupuestos, planes de tratamiento, etc.
Muchos de los pasos seguidos en este proceso se pueden automatizar de modo que al hacerlo aumentemos el rendimiento de nuestro negocio. El modo para ello viene, como ya señalamos anteriormente, de mano de las nuevas tecnologías que han servido, entre otras cosas, para desarrollar software de gestión clínica altamente eficaz.
“El software de gestión de clínica tiene como objetivos la mecanización de procesos y facilitar la búsqueda de la información”
Este tipo de programas tienen como objetivos la mecanización de procesos y el facilitar la búsqueda de la información. Se trata de un tipo de herramientas que ayudan al odontólogo a mejorar el trabajo diario en la clínica dental a dos niveles diferenciados: por un lado el que podríamos denominar clínico, que se relacionaría con la informatización de la ficha médica y el cuestionario de salud; y por el otro el típico de la administración, contabilidad y gerencia del negocio, más relacionado con la informatización de facturas, recibos o comprobantes entre otros.
Las ventajas de optar por instalar un programa de gestión de clínica odontológica son muchas. A nivel clínico, las mejoras se constriñen estrictamente al ámbito de la ficha médica y su sustitución desde el soporte papel al informático. Con esto no sólo ahorramos tiempo a la hora de crear y acceder a la información acerca de nuestros pacientes, sino que además en caso de pérdida, robo, incendio o cualquier otra catástrofe de esta índole que pudiese producirse en nuestro negocio, los datos que celosamente queríamos preservar son fácilmente recuperables siempre y cuando hayamos realizado una copia de seguridad o backup o bien estén estos alojados en un servidor en la Web. Además de la reducción de tiempos de proceso y del aumento de seguridad mencionado, las ventajas aumentan a la hora de considerar los aspectos más bien administrativos que confluyen en una clínica dental. Con el software de gestión de clínica, sobre todo con los actuales, aumenta la potencia, agilidad o el seguimiento de la morosidad entre otros y especialmente se acaban las facturas a mano y la pérdida de recibos u otros documentos de importancia.
Sin embargo, no todo son ventajas a la hora de hablar de los actuales programas de gestión de clínica odontológica. Aunque los más recientes son muy potentes y efectivos es un hecho que traen consigo una serie de inconvenientes que sólo la mejora y el posterior desarrollo de la tecnología podrán solventar.
“Actualmente es imprescindible una solución informática en la clínica dental que nos ayude a gestionar nuestro negocio”
El uso de este tipo de herramientas conlleva una metodología mucho menos intuitiva de manera que se hace necesaria una cierta formación de la persona que va a encargarse de introducir los datos del paciente u otros, como los contables por ejemplo, en el ordenador. En este sentido, también hay que mantener una inversión constante en equipos informáticos, bien sea en su adquisición, mantenimiento o posteriores reparaciones. Además del consiguiente pago de la licencia del programa, que variará en función del número de terminales donde se quiera instalar. Si un dentista opta por hacer uso de un software de gestión de clínica debe saber que desde el mismo momento de su compra dependerá de la empresa que ha desarrollado el mismo pues será ésta quien se ocupe de la cobertura de la herramienta en caso de incidencia o incluso en situaciones de cambio de ordenador lo cual es, ciertamente, más que probable.
Aunque es cierto que alojando la información en nuestro ordenador, es decir, informatizando los datos que constituyen uno de los pilares de la clínica dental, ganamos en seguridad a la hora de evitar su sustracción, deterioro o pérdida, es cierto que el mantenimiento de tal información, en caso de no estar ésta alojada en la red se supedita a la realización de los llamados backups o copias de seguridad. Esto conlleva la dependencia a los mismos o de la empresa que hemos contratado para que las realice en nuestro lugar y una preocupación constante por efectuarlos para así salvaguardar los datos informáticos creados con el software de gestión.
“Ninguna de las soluciones que existen actualmente en el mercado es la solución ideal, porque no han enfocado bien su funcionalidad”
En resumen
Si se compara las ventajas que supone digitalizar los datos de una clínica dental, frente a los inconvenientes, ganan los primeros por mayoría. Es por ello que la tendencia actual, a la hora de gestionar los datos de la clínica dental, es hacerlo utilizando programas informáticos. Pero todavía queda mucho camino por recorrer en la evolución de estas herramientas, ya que en la mayoría de los casos, su desarrollo comenzó varios años atrás, con lo que no aplican las tecnologías actuales, las cuales implican muchas más ventajas al usuario final. Además, desde nuestro punto de vista como consultora tecnológica, ninguna ha enfocado bien los objetivos que tienen que cumplir el software, obligando al personal de la clínica a adaptar los protocolos utilizados, siendo más costosa la implantación.
No queda mucho tiempo, para que vayan apareciendo soluciones de gestión de clínica dental que, utilizando la potencia de las tecnologías actuales, sean más económicas y prácticas, enfocadas a ser realmente una ayuda en el día a día para el personal de la clínica, pero de todo esto hablaremos en el siguiente artículo.
