Módulo de comunicaciones. Envío por SMS a pacientes

INTRODUCCIÓN

A petición de los miembros de la Comunidad Gestiona, hemos abordado la primera fase del módulo de comunicaciones, cubriendo el envío por SMS a los pacientes de la clínica.

A diferencia de otras aplicaciones, el envío de SMS en Gestiona está disponible desde cualquier listado relacionado con pacientes; tanto en el Gestor como en el Área de Pacientes. Por ejemplo se puede enviar SMS desde la búsqueda avanzada - explicada en el apartado anterior -, desde la sala de espera, desde el listado de pruebas externas pendientes, etc.

Desde cualquier listado podemos enviar SMS o correos electrónicos a los pacientes

En cualquier listado que se pueda enlazar con este módulo, aparecerá un botón "Comunicaciones", al hacer clic sobre dicho botón se mostrará un submenú para enviar SMS, correos electrónicos o generar etiquetas para el correo ordinario.

En este post, abordaremos únicamente el envío por SMS.

Al seleccionar la opción de "Enviar SMS", aparecerá la siguiente pantalla:

Pantalla que permite enviar  todos los SMS en un clic,
con un mensaje personalizado a cada paciente

PROCESO DE VERIFICACIÓN Y ENVÍO.

Definir el mensaje a enviar

El usuario dispondrá de un área de texto donde escribirá el mensaje que le llegará a los pacientes, pudiendo incluir campos del listado desde donde se llamó al módulo de comunicaciones.

Ejemplo:  

Sr/Sra. {#ApellidosPaciente}, le recordamos que el {#FechaCita} tiene usted una cita con su dentista a las {#HoraCita}. Si no pudiera asistir comuníquelo en el teléfono 900.000.000.

el texto que le llegará al paciente será:

Sr/Sra. PIZARRO PEREZ, le recordamos que el 24/08/2011 tiene usted una cita con su dentista a las 17:00. Si no pudiera asistir comuníquelo en el teléfono 900.000.000.

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Importante: Los campos que se podrán combinar con el texto serán las columnas del listado desde donde se llamó al módulo SMS, con lo que si echas de menos algún campo, vuelve al listado para incluirlo. Recuerda que puedes guardar tus búsquedas y formatos de listados.

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Revisar la lista de destinatarios

Antes de enviar el mensaje, el módulo de comunicaciones permitirá al usuario revisar la lista de destinatarios y realizar tareas de mantenimiento de dicha lista.

El listado de compondrá de tres pestañas:

1. Listado de destinatarios correctos. En esta pestaña aparecerán los pacientes que tienen correctamente completado el campo "Módulo comunicaciones - Envío SMS" en su ficha de paciente.
2. Formatos erróneos. Listado con los pacientes que no tienen completado este campo o tienen un formato de teléfono móvil que no es el correcto. Permitirá la edición directa del teléfono. Si el usuario lo modifica por el teléfono con el formato correcto, automáticamente pasará a la pestaña de "Listado de destinatarios correctos".
3. Registros duplicados. Para evitar el envío del mismo SMS a un paciente, hemos incorporado esta pestaña donde Gestiona avisa de los pacientes que tienen el mimo número de teléfono móvil. Permitiendo quitar del envío los duplicados.

Para que un paciente pueda recibir SMS, es imprescindible que tenga completo el campo "Módulo comunicaciones - Envío SMS" con el número de móvil.

Si un paciente no quisiera recibir SMS únicamente se dejaría este campo vacío.

Verificar datos generales del envío
En la parte superior derecha, se ha habilitado una zona donde se mostrará la información general del envío:

1. Coste unitario por envío.
2. El coste total del envío dependerá del número de caracteres introducidos en el texto, y el número de pacientes que haya en el listado de destinatarios correctos. Para saber el coste final, únicamente haremos clic en la opción "Calcular importe del envío", se realizará una consulta al proveedor proporcionandonos el coste total del envío.
3. Para verificar que el texto final que les llegará  a los pacientes es el deseado, Gestiona mostrará un ejemplo con el primer paciente de la lista de destinatarios correctos.

Ejecutar el envío
Una vez que hemos definido el texto, y revisado todo, para realizar el envío únicamente pulsaremos el botón "Enviar SMS".

CAMBIO DEL REMITENTE. 

La primera vez que se quiera realizar un envío de SMS nos aparecerá que el remitente que recibirá el mensaje es "Clínica".

Si estamos interesados en cambiarlo, únicamente hay que solicitarlo a ADDENTRA, haciendo clic en el enlace "Solicitar remitente". El equipo ADDENTRA verificará que el literal solicitado no está enfocado al uso fraudulento, procediendo a validarlo. A partir de ese momento los pacientes recibirán los SMS con el nuevo remitente.

Importante. Por limitaciones tecnológicas el remitente no puede superar los 11 caracteres de longitud.

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SEGUIMIENTO Y GESTIÓN DEL ENVÍO

El seguimiento de los envíos se puede realizar desde dos ámbitos:

Ficha paciente

En la pestaña "Notificaciones", se almacenarán todos los envíos de SMS realizados al paciente.

Administración y Gestión de Clínica

En cambio si queremos tener una visión más global de los envíos, se puede acceder a dicha información a través de la opción "Administración y Gestión de Clínica".

Seleccionado la opción "Comunicaciones"del menú de la izquierda.

Tendremos acceso a todos los envíos realizados en esta clínica. Si hacemos clic sobre un envío, podremos acceder al detalle del mismo, es decir, a todos los pacientes que agrupa.

En esta sección no solo se informa de los costes, sino también del estado de cada envío, es decir, si se entregó al móvil, si se produjo error, etc.

¡A TENER EN CUENTA!

El módulo de comunicaciones está integrado en toda la navegación de Gestiona y no tiene coste adicional por disponer de él.

Los SMS enviados no están incluidos en la cuota mensual del servicio.

No existe el concepto de bolsa de SMS, con lo que no es necesario comprar paquetes de SMS. Al principio del mes se regularizará  el consumo de SMS enviados el mes anterior, junto a la cuota mensual.