Gestiona Clinical Cloud, un programa de gestión de clínica online, basado en tecnología cloud computing, que profesionaliza y simplifica la informática en tu clínica.
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Uno de nuestros clientes de Gestiona, nos comentó tras leer el post "Mejoras de Gestiona en verano" que en la ficha del paciente no le aparecía la pestaña de “HISTORIA MÉDICA”.
La visualización de la pestaña Historia Médica es configurable. Para que sea visible debe ir al menú principal “Configuración de Clínica”,
y luego “Datos Generales”.
Una vez ahí, seleccionar el 4º icono “Configuración de la herramienta”.
En el formulario que aparece bajo el epígrafe “Configuración Ficha Paciente” tiene que seleccionar “SÍ” en la opción “Historia Médica 2.0. Mostrar pestaña”.
La cita a un
paciente se realiza de igual manera tanto en la vista Control diario como en la
vista Agenda.
Lo primero que tendremos
que localizar visualmente es el profesional con el que queremos relacionar la
cita y establecer el día y la hora de comienzo de la cita.
Haremos clic con el
botón izquierdo del ratón sobre el inicio de la cita y sin soltar el botón,
desplazaremos el cursor hacia abajo reservando tanto espacio o huecos como duración
queramos establecer a la cita.
La duración de la
cita viene condicionada por el intervalo mínimo de cita del profesional.
Al soltar el botón
izquierdo del ratón, Gestiona a través de este menú, nos pregunta qué es lo
queremos hacer con el espacio de tiempo reservado.
Pudiendo:
-
Bloquear un intervalo de tiempo
concreto para un profesional, indicando que durante ese periodo de tiempo no se
podrán asignar citas a este profesional.
-
También podemos establecer una
cita que no sea con un paciente, por ejemplo con una visita comercial o una
formación para nuestros empleados del programa Gestiona.
-O bien, lo más habitual, dar una
cita a pacientes.
Para crear una cita
de bloqueo o una cita comercial, tras seleccionar la opción correspondiente del
menú, podremos indicar bien el motivo de bloqueo o el tipo de cita comercial.
Si tenemos activo
el sistema de cita rápida, los dos primeros botones del menú nos permitirán
establecer la cita con el paciente.
Inicialmente sólo
existía el segundo botón, un formulario que nos permite definir la cita a más
detalle. A petición de los clientes, se desarrolló el sistema de citación
rápida muy utilizado en primeras visitas o cuando no se quiere concretar detalles
de la cita.
Para crear una cita
rápida, seleccionaremos el intervalo de tiempo de la cita, e indicaremos el
paciente asociado a dicha cita.
En este caso, puede
ocurrir dos cosas, que el paciente sea habitual y ya tengamos su ficha, o bien
que sea la primera vez que llama y por lo tanto, no tenga ficha en nuestra base
datos.
Si queremos
establecer cita a un paciente que ya tiene ficha, únicamente tendremos que
seleccionarlo de las coincidencias que Gestiona nos muestra.
Si por el contario
queremos dar cita a un paciente que no tiene ficha, no habrá ninguna
coincidencia en la búsqueda, por lo que escribiremos directamente sus apellidos
y nombre, y pasaremos al siguiente campo.
Sea cual sea el
tipo de paciente, el formato es siempre el mismo, 1º los apellidos y 2º el
nombre, separados ambos campos por una coma.
En los pacientes
nuevos, tendremos que indicar el teléfono o teléfonos de contacto. Este dato es
un campo de texto libre donde podemos escribir lo que queramos, pero es obligatorio.
Opcionalmente
podremos indicar el motivo de la visita.
Si pulsamos a la
tecla “Enter” o hacemos clic sobre el área “Crear cita rápida”,nos aparecerá la nueva cita ya creada
en la agenda.
Citas solapadas.
Si queremos dar
cita en un intervalo de tiempo ocupado por otra cita de paciente o comercial,
no podremos hacerlo seleccionando primero el intervalo de tiempo.
Para ello, haremos
clic sobre el inicio de la nueva cita y seleccionaremos la opción “Nueva cita”,
repitiendo los pasos anterio rmente descritos.
Podemos cambiar la
duración, situando el cursor del ratón en la base de la cita y manteniendo
pulsado el botón izquierdo, desplazamos hacia arriba o hacia abajo el cursor
para alargar o acortar la duración de la cita.
Detalle
de las citas.
Situando el cursor sobre la cita y dejándolo
unos segundos, en la parte superior de la agenda se mostrará la información en
detalle de la cita.
Leyenda
Al pie de la pantalla disponemos de una
leyenda de iconos utilizados en la agenda y control diario.
Una vez que hemos
configurado correctamente la herramienta, cuando entramos en la opción “Agenda
de pacientes” desde el selector de clínica, lo primero que visualizamos es el
una pantalla donde vemos las citas del día actual, organizadas en columnas.
Cada columna
representa un profesional, únicamente se visualizará el profesional si trabaja
ese día.
Las líneas a nivel
horizontal representan las franjas horarias.
La divisiones de
las franjas horarias representan la duración de las citas.
Cada profesional
puede tener una duración mínima de cita diferente.
Para cambiar de
día, disponemos a la izquierda de un calendario por meses.
La vista en la que
nos encontramos actualmente se conoce como vista “Control diario”, y su
finalidad es permitirnos gestionar de forma cómoda las citas de hoy.
También disponemos
de una vista de varios días, configurable en el número de días, llamada “Vista
Agenda”.
La configuración
por defecto es semanal, y el objetivo de esta vista es facilitarnos la localización
de huecos en la agenda para la asignación de próximas citas de pacientes.
El funcionamiento
de ambas vistas es idéntico, la única diferencia es que utilizamos el mismo
área de pantalla para mostrar más o menos columnas.
En ambas vistas,
podremos visualizar todos los profesionales o las citas de un único
profesional.
Cada elemento de la
pantalla tiene su propio menú de navegación:
Por ejemplo, esta
área representa un día concreto, si hacemos clic sobre él, nos aparecerá un
menú con las acciones que podemos realizar sobre ese día, por ejemplo
bloquearlo si fuese un día festivo.
Lo mismo ocurre si
hacemos clic sobre la cabecera de la columna, que representa al profesional con
agenda, el menú nos indicará las acciones que podemos realizar sobre dicho
profesional
Si hacemos clic
sobre un hueco en la agenda, Gestiona nos pregunta qué queremos hacer sobre ese
hueco, en cambio si el clic se realiza sobre una cita ya existente, las
opciones de menú cambian.
El hecho de no
existir botón derecho del ratón, reducir el número elementos en pantalla y la
aplicación de estos menús contextuales, facilitarán el aprendizaje de la
herramienta, ya que el usuario sin buscar interactuará de
manera natural con la herramienta.
Únicamente desde
el enlace que nos envía Addentra al contratar el servicio, podremos entrar en Gestiona, Clinical Cloud.
Una manera de
comprobar que hemos introducido correctamente la dirección de entrada, consiste
en confirmar que en esta área se están mostrando las clínicas que actualmente
conforman mi negocio.
Si la dirección
estuviera mal formada, no aparecerían el número de clínicas.
Desde la página de
entrada:
Tendremos disponible el teléfono
de asistencia técnica
El usuario Skype para comunicarnos
por este canal con el personal de soporte.
Podremos directamente descargarnos
la herramienta Teamviewer, utilizada en las formaciones
online, y para la asistencia remota.
Visualizar las últimas
publicaciones del blog y los vídeos con las mejoras de la herramienta.
O consultar nuestro canal de
Twitter.
Si es la primera
vez que entramos, tendremos que introducir como usuario la dirección de correo
electrónico y la contraseña que indicamos en el momento de la contratación del
servicio.
Al crear la base de
datos el único usuario que existe es el gerente, con lo que la primera vez
entraremos con este perfil.
Hay que tener
presente que si se introduce incorrectamente la contraseña repetidas veces, el
usuario con el que estemos intentando entrar, se bloqueará por seguridad.
En caso de bloquear
el usuario gerente, se tendrá que solicitar el desbloqueo al personal de
Addentra, si se bloquea cualquier otro perfil de usuario, el desbloqueo podrá
realizarel gerente.
Una vez que hemos
introducido correctamente el usuario y la contraseña, entraremos al “Selector
de clínicas”.
Si nuestro negocio
se compone de varias clínicas, aparecerán reflejadas una debajo de otra.
Haremos clic sobre
la clínica en la que queremos trabajar y aparecerá el menú en la parte inferior.
Lo primero será
preparar los elementos que utilizaremos en el día a día: horarios, agendas,
tratamientos, tarifas, etc. Esta labor la realizaremos desde la opción
“Configuración de clínica”.
El día a día, se
realiza en su mayor parte desde la opción “Agenda de pacientes”. Aquí se
gestionarán las citas, las fichas de los pacientes, historias médicas, tratamientos,
presupuestos, cobros, etc.
Si queremos
analizar la información introducida en nuestro día a día de manera más global,
lo realizaremos a través de los listados disponibles en la opción
“Administración y gestión de clínica”: Cierre de caja, facturación, producción
de profesionales, ingresos, análisis de la agenda, etc.
Si hemos entrado
con el perfil gerente, visualizaremos también el área de negocio,
permitiéndonos configurar series de facturación, crear nuevas clínicas, o si
nuestro negocio se compone de varias clínicas, realizar una administración o
gestión conjunta de las mismas.
Gestiona está optimizada para utilizarse con el navegador de Google, Google Chrome.
Para instalarlo en nuestro ordenador, abriremos cualquier navegador, y entraremos a la página de búsqueda de Google.
Escribiendo el término de búsqueda “Google Chrome”, haremos click sobre el primer enlace, y entramos a la página de descarga, asegurándonos que el idioma seleccionado es el español.
Comenzaremos la descarga y seguiremos las instrucciones para su instalación.
La instalación del navegador Google Chrome en móviles o tablets, se realizará de manera similar al resto de App’s, es decir, mediante App Store en los iPhone y iPad, o Google Play en los dispositivos con Android.
Una vez finalizada la instalación del navegador Google Chrome en nuestro ordenador, vamos a configurarlo para facilitar la entrada en Gestiona, Clinical Cloud.
Cada cliente tiene su propia ruta de entrada al programa Gestiona, permitiendo una total independencia entre los clientes.
La dirección de entrada, nos llega al correo electrónico que se indicó en la contratación del servicio.
Si no tenemos este email, es posible que nos haya llegado como correo SPAN o correo no deseado. Si aun así no lo encontramos, tendremos que solicitarlo de nuevo a Addentra.
Copiaremos la dirección de entrada a Gestiona, y la pegaremos en el navegador Google Chrome.
Cuando termine de cargar la página de entrada, haremos clic sobre la estrella para incluirlo como un acceso rápido, conocido en Google Chrome como “Marcador”.
Configuraremos Google Chrome para que aparezca siempre visible la barra de marcadores, y si queremos para que al inicial el navegador Google Chrome directamente cargue nuestra página de Gestiona.
Para verificar que lo hemos hecho correctamente, cerramos el navegador Google Chrome.
Al volver a abrirlo, tendrá que aparecer automáticamente la página de entrada a Gestiona.
Siguiendo con el sistema de actualizaciones continuas del programa online para clínicas Gestiona Clinical Cloud, en la última versión hemos incorporado muchas de las sugerencias que nos habéis propuesto, y que os iremos presentando en esta y en las siguientes publicaciones.
Ficha del paciente
Paciente con la póliza caducada. Alerta visual en rojo.
En los datos resumen de cabecera del paciente, hemos incorporado una alerta visual cuando el paciente tiene caducada la póliza de su seguro médico, mostrándose el código de la aseguradora en rojo. Historia médica.
Historia médica SIN datos
Historia médica CON datos
Para saber si un paciente tiene anotaciones o no en su historia médica, sin necesidad de acceder al contenido, hemos incorporado el número de anotaciones en el título de la pestaña. Si el paciente no tiene anotaciones, únicamente aparecerá el título "Historia médica". En caso de tener alguna anotación aparecerá a la derecha el número de anotaciones.
Para saber cómo activar la pestaña Historia Médica, lea este artículo.
Planificación
Hemos unificado la vista de las fechas de inicio y finalización del tratamiento. Ambas fechas aparecerán en la parte derecha del tratamiento. También hemos situado una ventana emergente, que nos ayudará a distinguir cuál es cada fecha. La fecha de finalización aparecerá en los tratamientos realizados.
Visualización de la fecha de creación del tratamiento
Dentro del formulario de tratamiento, ahora se muestra la fecha de alta del tratamiento, es decir, cuándo se creó el tratamiento, diferente a la fecha de inicio y finalización. Este dato no es editable, únicamente se muestra en el formulario para consulta.
Datos económicos
Para unificar la navegación y evitar scroll innecesario cuando el paciente tiene mucha información, hemos dejado fijo, en la parte superior el botón "Añadir Nuevo Ingreso".
Nuevas funcionalidades en el formulario nuevo ingreso
También, en este apartado, cuando estamos creando un nuevo ingreso, hemos reestructurado el formulario reorganizando los botones.
Se han incluido las opciones "Todos", "Ninguno" y "Ttos realizados", para selección rápida de los tratamientos que liquidamos con el ingreso. De tal forma que si queremos cobrar al paciente lo realizado y pendiente hasta la fecha, únicamente el usuario tendrá que pulsar sobre la opción "Ttos. realizados", y seleccionar "Distribuir ingreso".
Se ha mejorado la funcionalidad de la opción "Distribuir ingreso":
Si el paciente nos abona una cantidad fija, la introduciremos en el campo "Cantidad ingresada", seleccionaremos los tratamientos entre los que queremos distribuir el ingreso, y haremos clic sobre "Distribuir ingreso". Automáticamente Gestiona repartirá el ingreso entre los tratamientos seleccionados.
Otra forma es directamente indicar en cada tratamiento la cantidad abonada, al pulsar "Distribuir ingreso", nos sumará el importe total actualizándolo en el campo "Cantidad ingresada".
Financiaciones Al igual que ocurre con los presupuestos y las facturas, en las financiaciones ahora se puede configurar un texto fijo, que se pre-cargue en las observaciones del documento.
Para ello, desde la configuración de clínica, dentro del apartado "Datos Generales" > "Conf. de la Herramienta", definiremos el texto que aparezca por defecto en los documentos de financiación que entreguemos a los pacientes. Al crear una nueva financiación nos cargará es texto predefinido, permitiéndonos modificarlo.
Receta médica
Hemos incluido el botón "Guardar + Nuevo". Muy útil cuando la normativa dicta que hay que levantar una receta por fármaco. Nos evitará navegación innecesaria.
Impresión de facturas Para que siempre se refleje en la factura el paciente relacionado con los tratamientos facturados, en la impresión de las facturas hemos incluido los datos del paciente, que no tienen por qué coincidir con los datos de facturación.
Datos del paciente en la factura
Bloc histórico paciente
El bloc histórico del paciente, es el área donde Gestiona recoge todo lo acontecido sobre dicho paciente: citas, cambios de estado, planificación de tratamientos, modificaciones de datos económicos, creación de documentos, etc. Hay ciertas acciones, como la modificación y eliminación de ingresos y facturas, donde Gestiona genera una anotación automática para el usuario Gerente.
Hasta la fecha, esta anotación se quedaba "perenne", pero en esta nueva versión, el usuario Gerente tiene la posibilidad de eliminarla. Al hacer clic sobre la anotación nos aparecerá el siguiente menú.
Únicamente el gerente podrá borrar las anotaciones automáticas en el bloc histórico del paciente.
Incidencias notificadas Seguimos con el mismo protocolo de resolución de las incidencias. Según no las notificáis, si son críticas se resuelven en el momento, y si no se corrigen en la versión semanal que subimos por martes por la mañana.
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Cada vez son más las clínicas que apuestan por Gestiona como programa de gestión de clínica. Si todavía no conoces el proyecto, puedes pedirnos una cita demostrativa online en www.addentra.com, llamando al teléfono 911.920.280 o en el email servicios@addentra.net.
Para conocer más de Gestiona subscríbete a nuestros videotutoriales
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