La empresa tradicional no ha desaparecido con el desarrollo e implantación de las nuevas tecnologías. Sin embargo, aquellas que aspiran a ser globales y competitivas en el mercado actual, no pueden ignorar la aparición de nuevos modelos comunicativos basados en la comunidad, colaboración y auto-organización; alejados de cualquier jerarquía y control. En este sentido, los wikis están llamados a configurarse como una de las herramientas indispensables en la red.
El concepto de wiki, rápido en hawaiano, data de 1994, año en el que el informático Ward Cunningham creó un programa llamado: WikiWikiWeb, que permitía compartir información con mayor comodidad. Un wiki se concibe hoy en día como un sitio Web colaborativo con enlaces, imágenes o cualquier tipo de contenido, que puede ser visitado y editado por cualquier persona. Con ellos podemos crear documentos sin que sea necesario realizar una aceptación del contenido previa a su publicación en la red. Para ejemplificar que es un wiki, no hay más que referirse a la mundialmente conocida Wikipedia, un proyecto que comenzó su andadura en 2001 con objeto de desarrollar una enciclopedia online libre.
No es el único ejemplo. Existen multitud de wikis relacionados con infinitud de temas. Uno de los proyectos más prometedores es Wikitravel: un desafío para las guías tradicionales de viajes ya que, a diferencia de éstas, permite que los lectores expliquen sus experiencias viajeras de primera mano y pone este material a disposición de quien lo quiera usar.
Las principales características de estas herramientas Web son las siguientes: permiten la publicación inmediata de contenidos usando tan sólo el navegador (Explorer, Firefox, Mozilla…); los controles de acceso y de permisos de edición pueden estar abiertos a todo el mundo o sólo a aquellos a los que se desee invitar; puesto que queda registrado quién y cuándo ha hecho la modificación en las páginas del wiki, es muy fácil hacer un seguimiento de las intervenciones; posibilita subir, almacenar documentos y todo tipo de archivos, que se pueden enlazar dentro del mismo para que los diferentes usuarios los utilicen; los artículos se escriben colectivamente; son mucho más fáciles y sencillos de usar que las base de datos; y en su mayor parte están abiertos al público sin necesidad de tener que registrar al usuario.
Inicialmente, las empresas han utilizado los wikis para resolver problemas específicos relacionados con los productos o para explorar usos alternativos al correo. Sin embargo, a día de hoy, muchos profesionales los utilizan para actualizar calendarios de trabajo, estatus de proyectos, editar documentos y otros trabajos internos. En la actualidad, se han convertido en un instrumento poco menos que indispensable en el mundo empresarial. En palabras del Grupo Gartner “de aquí a tres años, la mitad de todas las compañías utilizarán wikis en sus redes internas para que los empleados colaboren con más agilidad”.
Entre sus muchas ventajas, destacar que los wikis permiten tener la información sobre el producto de la empresa siempre actualizada, facilitan la ejecución de proyectos en los que intervienen profesionales de distintos departamentos e incluso de distintos países, sirven para explicar el funcionamiento interno y externo de la empresa a nuevos empleados, comprobar la acogida que tendrá el producto o servicio en el mercado y para crear una sólida herramienta en relación al Departamento de Atención al cliente, además de para conocer las últimas tendencias del sector.
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