Importación de tarifas en Gestiona

Debido a la constante actualización de las tarifas en las clínicas, y sobre todo aquellas que trabajan con aseguradoras, en el programa para clínicas Gestiona Clinical Cloud, hemos incorporado una nueva funcionalidad que permite la carga de tarifas mediante una plantilla de Excel.

Para cargar una tarifa en Gestiona, es necesario tenerla cargada primero en un fichero Excel. A continuación pasamos a detallar el formato que debe tener dicho fichero, y los pasos previos que hay que dar desde Gestiona antes de cargar dicha tarifa.

Tenemos que tener claro que en Gestiona se pueden cargar nuevas tarifas o actualizar las ya existentes. Podremos actualizar la tarifa particular de la clínica o cualquiera de las otras tarifas/aseguradoras.

Crear fichero Excel con los tratamientos a cargar

La primera línea del fichero Excel tiene que tener obligatoriamente la nomenclatura de las columnas, tal y como se describe en la siguiente tabla:

Columna	Descripción	Nomenclatura
Nombre del tratamiento	Texto descriptivo del tratamiento	Nombre
Código del tratamiento	Código corto de 20 caracteres máximo, identificador del tratamiento.	Codigo
Precio paciente	Lo que debe pagar el paciente por el tratamiento.	Precio paciente
Precio aseguradora	Lo que nos paga la aseguradora por el tratamiento. Si estamos cargando la tarifa particular esta columna no es necesaria.	Precio aseguradora

Además de estos campos, podemos añadir, de forma opcional, los siguientes campos:

Columna	Descripción	Nomenclatura
Código familia	Esta columna se utiliza cuando quiero organizar los tratamientos en una jerarquía de familias. El código de la familia debe existir en Gestiona, en caso contrario la importación daría error.	Familia
Código de imagen	(Sólo dental) Identificador numérico del banco de imágenes que tiene Gestiona, utilizado para relacionar el tratamiento con la imagen en la representación visual del odontograma.	Imagen
Código de relación de tarifas	Código para relacionar el mismo tratamiento en diferentes tarifas.	Codigo relacion
Duración	Duración en minutos del tratamiento	Duracion

Una vez tengamos el fichero creado quedará similar al de la imagen

Nota. Es importante no dejar ninguna celda vacía.

Una vez preparado el fichero Excel con los tratamientos sólo queda cargarlos en Gestiona.

Carga del fichero Excel en Gestiona

Para cargar la tarifa en Gestiona tenemos que ir a la opción “Importación Datos > Tratamientos propios y aseguradoras” dentro de la configuración de clínica.

El sistema nos indicará que el proceso no es reversible. Hay que tener cuidado, ya que esto quiere decir que cuando se cargue la tarifa, sobre todo si estamos actualizando precios de una ya existente, no se podrá volver atrás.

Aceptando el mensaje, nos lleva a una pantalla con una zona de arrastre, donde podemos directamente colocar nuestro fichero Excel, o hacer clic en la zona de arrastre nos aparecerá una explorador para buscar el fichero que queremos importar.

Si hay algún error, Gestiona nos dirá qué le falta para que podamos modificar el fichero Excel y volverlo a cargar de forma correcta.

Si el fichero Excel tiene el formato y los datos correctos, nos aparecerá el listado de tratamientos para su verificación.

Lo primero que nos pregunta es si la tarifa que queremos cargar es la particular o no. Si lo marcamos a “Sí”, desaparecen las dos siguientes preguntas (hace referencia solo a las tarifas de aseguradora) y nos deja responder las dos últimas.

Por el contrario, si marcamos que no es la particular, nos preguntará si es una nueva aseguradora o una ya existente. Si le decimos que es nueva, nos preguntará el nombre y el código de la aseguradora para crearla. En cambio si la tarifa/aseguradora ya está creada, podremos seleccionarlo en el desplegable que aparece a continuación de la pregunta.

El proceso de importación buscará los tratamientos por código dentro la tarifa, actualizando el nombre, precio, duración,…, a partir de la información del fichero Excel.

Si hemos marcado que la aseguradora ya existe, podremos elegir qué hacer con los tratamientos:

·   Desactivar = “Sí”, es decir, que los tratamientos que vamos a importar sustituirán a los tratamientos existentes, creándose nuevos tratamientos y desactivado los anteriores.

·     Desactivar = “No”, únicamente desactivará los tratamientos que no existan en la nueva tarifa, utilizado cuando la aseguradora/tarifa que estamos actualizando ha descatalogado tratamientos.

Por último, el programa nos pregunta si queremos asociar la misma familia a todos los tratamientos.

·   Misma familia = “Sí”. Podremos elegir una familia ya existente o crear una nueva familia para asociarlo a todos los tratamientos.

·    Misma familia = “No”, asociará una  familia concreta a cada tratamiento. La columna “Familia” del fichero Excel definirá a qué familia irá cada tratamiento. 

Recuerda que estas familias ya deben estar creadas en Gestiona con el mismo código de familia que el indicado en el fichero Excel.

Una vez que confirmemos en el listado de tratamientos los datos y marquemos las opciones correspondientes de importación haremos clic en la opción “Importar”. Tras unos instantes Gestiona finalizará el proceso de importación.

Podremos verificar los datos accediendo a la tarifa correspondiente y viendo su detalle tratamientos.

Crear una nueva tarifa/aseguradora.

Para crear una nueva tarifa lo realizaremos en el apartado “Tarifas / aseguradoras” dentro de la configuración de clínica. Nos aparecerá un listado con las tarifas que tengamos creadas hasta ese momento. En la parte superior derecha de la pantalla, disponemos del botón “Nueva seguradora.

Haremos clic en el botón situado en la parte superior derecha “Nueva Aseguradora”, completando el formulario.

Los únicos campos obligatorios serán el nombre de la aseguradora y el código identificativo.

El código de la aseguradora Gestiona lo utiliza para representar la tarifa/aseguradora a la que pertenece cada tratamiento, con lo que es muy recomendable definir un código que sea lo suficientemente representativo.

En el desplegable “Indique qué tarifa utilizará:” podemos indicar si la tarifa es filial de otra o por el contrario incluye sus propios tratamientos. En nuestro caso elegiremos “Tarifa propia. NO filial” ya que queremos que contenga su propio listado de tratamientos.

Haremos clic sobre la opción “Guardar” situado en la parte superior derecha del formulario.

Crear las familias de tratamientos

Como explicamos anteriormente, si queremos importar una jerarquía de tratamientos organizada en familias es necesario tener creadas dichas familias en Gestiona.

Para crear familias de tratamientos nos iremos a la sección “Familias Ttos.” en la configuración de clínica.

Aparecerá un listado con todas las familias de tratamientos que tenemos dadas de alta en Gestiona. Es recomendable reutilizar las mismas familias para varias aseguradoras.

Si las familias definidas en el fichero Excel que queremos importar no existen, la crearíamos pulsando “Nueva Familia” en la parte superior derecha de la pantalla.

En el formulario de la nueva familia, definiremos: el código identificativo, el nombre descriptivo de la familia, en incluso si queremos definir una jerarquía a qué familia padre pertenece.

El código de la familia debe coincidir exactamente con el código definido en el fichero Excel a importar.

El color asignado a la familia nos ayudará a identificar a qué familia pertenece un tratamiento en las diferentes representaciones visuales que tiene Gestiona.

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Seguimos trabajando para incorporar todas vuestras solicitudes de mejora. Gracias a todos por vuestras aportaciones. Entre todos estamos consiguiendo que Gestiona sea un programa de gestión para clínicas referente, y un proyecto apoyado cada vez por más clínicas preocupadas por la gestión.

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