HERRAMIENTAS DE MARKETING PARA PACIENTES: NUEVOS FILTROS PARA BÚSQUEDAS MÁS EFICIENTES

¿Alguna vez has pensado en sacar un listado de los pacientes que hace tiempo que no han pasado por la consulta para recordarles la conveniencia de una revisión periódica? ¿Alguna vez has pensado en sacar un listado con las fechas de cumpleaños de tus pacientes para enviarles una felicitación? ¿Alguna vez has necesitado sacar un listado buscando una palabra en concreto?
Ahora, con los nuevos filtros de Gestiona, todas estas tareas son "coser y cantar". En este post te explicamos cómo hacerlo.

Saber cómo sacar listados verdaderamente útiles puede ayudarte a avanzar en una gestión más eficiente y exitosa de tu negocio. Extraer la información latente que hay en tu base de datos puede significar un incremento de la facturación, aumentar el nivel de satisfacción de tus pacientes o el poder tomar decisiones que te permitan mejorar tu negocio.

BUSCAR PACIENTES PASIVOS

Una búsqueda filtrada especialmente útil es la que nos ofrece un listado de los pacientes que hace tiempo que no han vuelto por la consulta, ya que se trata de clientes a los que resulta más fácil motivarlos para que vuelvan para realizarse por lo menos una revisión periódica. Gracias a la flexibilidad de los filtros que ofrece Gestiona para realizar búsquedas, podemos establecer unas condiciones totalmente personalizables. Vamos a ver el proceso con un ejemplo.

Lo primero, tenemos que abrir la opción de "Búsqueda Avanzada" que se nos ofrece al pinchar en el botón de "Buscar".

Para aplicar los filtros tenemos que acceder a la Búsqueda Avanzada

Después, debemos seleccionar las columnas que contengan la información que queremos filtrar. En este caso usaremos la de "Fecha última cita", que la hemos añadido recientemente con la finalidad de poder separar a los pacientes activos de los pacientes pasivos. Pinchamos en el botón de "Cerrar y aplicar cambios" y ya tenemos visibles los datos que necesitamos.

Al hacer una búsqueda avanzada, debemos seleccionar las columnas que contengan la información que nos interesa.

Ahora sólo queda filtrarlos. Para ello, pinchamos en el botón de "Filtros" y seleccionamos las columnas que nos interesan y pinchamos en botón "+" para añadirlos.

Es muy fácil seleccionar todos los filtros que necesitemos para acotar una búsqueda

Finalmente, sólo tenemos que seleccionar el tipo de filtro y el parámetro a aplicar. En este caso, seleccionaremos en "Fecha última cita" el filtro "Menor que" y el parámetro 30/09/2011, para que nos de todos los pacientes que no han tenido citas en el último año.
Si queremos, podemos darle un nombre a la búsqueda y guardarla para futuras ocasiones.

Una vez añadido el filtro sólo tenemos que poner el parámetro de búsqueda y aplicarlo.
También podemos guardar la configuración de búsqueda para futuras ocasiones.

Al pulsar en "Cerrar y aplicar filtros de búsqueda", obtenemos el listado deseado. Además, podemos exportar el listado de la búsqueda en formato Excel o en CSV, o incluso enviar un e-mailing a los pacientes que aparecen en él pulsando el botón "Comunicaciones". Todas estas opciones la podemos encontrar en la parte inferior de la ventana del listado.

FELICITAR EL CUMPLEAÑOS A LOS PACIENTES

En este caso, en la búsqueda avanzada tenemos que seleccionar la columna correspondiente a "Fecha de nacimiento".

Después, sólo tenemos que aplicar el filtro que necesitemos (si queremos un listado de los cumpleaños que se celebran en un día o en un mes concreto). En este ejemplo seleccionamos el filtro "Mes" y el parámetro 10, para que nos saque un listado de aquellos pacientes que cumplen años en Octubre.

Sacar un listado de los pacientes que cumplen años en un mes determinado
es muy fácil e intuitivo

El botón de "Comunicaciones" nos permite enviar un mensaje SMS o un e-mail (próximamente también podréis enviar una carta en papel). En cualquier caso, podéis escribir un texto genérico que se personalizará tomando los datos de la ficha de cada paciente.

BUSCAR UN TEXTO CONCRETO

Otro filtro muy útil que hemos añadido recientemente es la posibilidad de realizar una búsqueda por un texto concreto. La eficacia de este filtro radica en que podemos buscar dentro de los campos de texto con gran flexibilidad, ya que nos ofrece la posibilidad de buscar por: contiene, empieza por, termina por, no contiene o igual que. Esto permite localizar sólo una parte de una palabra o una cadena de texto esté donde esté.

Por ejemplo, puede que nos interese sacar un listado con los pacientes que tienen hipertensión, pero no sabemos si esta observación está metida como "hipertenso/a", "tiene hipertensión", etc. Si establecemos el filtro como "Contiene" y el parámetro como "hipert", nos localizará todas las fichas de paciente que contengan ese texto dentro del campo que hayamos elegido.

Los nuevos filtros permiten buscar cualquier texto.
En este caso, los pacientes con una nota que contenga el texto "hipert"

Seguimos trabajando con el objetivo de que Gestiona sea una herramienta valiosa para hacer crecer tu negocio y una ayuda para superar la crisis.

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VISUALIZAR LAS IMÁGENES DE LOS RVG KODAK

¿Has tenido problemas alguna vez para visualizar las imágenes generadas por los aparatos Kodak de radiografía digital fuera de su aplicación? Ahora, con Gestiona, puedes visualizarlas y trabajar con ellas sin inconvenientes.

Los aparatos de radiografía digital de Kodak (RVG) generan unos archivos de imagen en un formato no universal, que hace necesario el uso del software de Kodak para visualizarlos y/o exportarlos a otros formatos estandarizados (jpg, tiff, etc.). Esto suele provocar numerosos inconvenientes, ya que normalmente no sólo no podremos visualizar las radiografías fuera del software del RVG, sino que tampoco podremos incluir las imágenes en un documento con el que estemos trabajando (un informe, un presupuesto, etc.)

Típico problema de visualización de los archivos de imagen de los RVG de Kodak

Ahora, Gestiona, en una reciente actualización, te permite visualizar directamente los archivos generados por los RVG de Kodak, pudiendo integrar las radiografías digitales en el proceso normal de trabajo de la clínica, de tal forma que ahora podrás utilizarlas para tus informes, los presupuestos o cualquier otro documento que generes con Gestiona.

Ahora en Gestiona puedes visualizar y trabajar sin problemas con los formatos de Kodak

Seguimos trabajando para que Gestiona te haga el trabajo cada vez más fácil, en la clínica, en casa o donde tú quieras...

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¿Qué necesitas para gestionar tu clínica?

COMUNICACIÓN ENTRE EL GABINETE Y LA RECEPCIÓN

¿Tenéis un flujo de pacientes demasiado grande como para acompañarles a todos a recepción? ¿Te resultaría útil enviar tus instrucciones directamente a recepción, sin tener que salir del gabinete sólo para explicar qué se le ha hecho al paciente o para dar las instrucciones para la próxima visita?
Como siempre, GESTIONA ES LA SOLUCIÓN.

Aunque a continuación os vamos a enumerar detalladamente los pasos, el proceso es muy sencillo:
1º) El profesional que trabaja en el gabinete escribe en los campos adecuados los tratamientos realizados y las instrucciones para la próxima cita o prueba externa.
2º) El paciente abandona el gabinete y se dirige a recepción.
3º) La recepcionista selecciona al paciente de una lista de citas temporales y, ejecuta todas las instrucciones que el profesional haya escrito en el gabinete.


Vamos a verlo paso a paso.

Una vez que el profesional que atiende al paciente haya terminado su trabajo, debe pinchar sobre la barra de color del tratamiento para abrir el menú correspondiente y seleccionar "Crear cita temporal".

Botón para crear una cita temporal y que en recepción se ocupen de asignarle
un pofesional y fecha y hora para la próxima cita.

En la ventana que se nos abre podemos escribir todo lo necesario para que en recepción le den una nueva cita o cualquier otra instrucción que consideremos oportuna.

Campos para escribir distintas instrucciones y comentarios.

Esta "Cita temporal" no tiene asignado ni profesional ni fecha y hora, puesto que ya se encargarán de eso en recepción teniendo en cuenta la situación de la agenda y las instrucciones generadas en gabinete. Una vez que hayamos terminado, pinchamos en Guardar y el paciente ya puede dirigirse directamente a recepción.
Allí, la recepcionista verá en la parte superior del calendario de la Agenda un icono por cada paciente que tenga creada una cita temporal.

En recepción verán en esta zona los pacientes con citas temporales, pendientes de que
se les asigne una cita definitva o que se les de algún tipo de instrucciones. 

Después, sólo hay que pinchar en el paciente que se desee para abrir el proceso de asignación de cita: al pinchar en el botón "Dar cita", el paciente elegido aparece con un recuadro rojo y ya sólo queda elegir el día y la hora que queramos para asignarle una cita y el profesional que le atenderá. Al pinchar en el lugar elegido del calendario, debemos elegir el botón "Establecer cita temporal" del menú que se nos ofrece para abrir la ventana de confirmación de cita. Ahora simplemente configuramos la cita de la forma habitual y damos a guardar.

La cita temporal se configura en recepción como una cita normal

Una vez terminado este proceso, la cita temporal creada en el gabinete seguirá activa en la parte superior del calendario por si es necesario asignar citas posteriores, pruebas externas o visitas a otros profesionales. Cuando hayamos terminado de trabajar con esa cita temporal, debemos pinchar en el recuadro del paciente y pulsar el botón "Terminar cita temporal". De esta forma desaparecerá definitivamente de la zona superior del calendario.

Una vez terminado todo el trabajo con la cita temporal,
debemos pinchar en el botón "Terminar" para que desaparezca de la zona de pacientes con citas pendientes

Recuerda que si tienes alguna duda o si deseas profundizar en este tema, puedes solicitar una formación on-line con uno de nuestros técnicos, que estarán encantados de poder ayudarte en todo lo que necesites para que puedas sacar el máximo partido a Gestiona.

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