HERRAMIENTAS DE MARKETING PARA PACIENTES: NUEVOS FILTROS PARA BÚSQUEDAS MÁS EFICIENTES

¿Alguna vez has pensado en sacar un listado de los pacientes que hace tiempo que no han pasado por la consulta para recordarles la conveniencia de una revisión periódica? ¿Alguna vez has pensado en sacar un listado con las fechas de cumpleaños de tus pacientes para enviarles una felicitación? ¿Alguna vez has necesitado sacar un listado buscando una palabra en concreto?
Ahora, con los nuevos filtros de Gestiona, todas estas tareas son "coser y cantar". En este post te explicamos cómo hacerlo.

Saber cómo sacar listados verdaderamente útiles puede ayudarte a avanzar en una gestión más eficiente y exitosa de tu negocio. Extraer la información latente que hay en tu base de datos puede significar un incremento de la facturación, aumentar el nivel de satisfacción de tus pacientes o el poder tomar decisiones que te permitan mejorar tu negocio.

BUSCAR PACIENTES PASIVOS

Una búsqueda filtrada especialmente útil es la que nos ofrece un listado de los pacientes que hace tiempo que no han vuelto por la consulta, ya que se trata de clientes a los que resulta más fácil motivarlos para que vuelvan para realizarse por lo menos una revisión periódica. Gracias a la flexibilidad de los filtros que ofrece Gestiona para realizar búsquedas, podemos establecer unas condiciones totalmente personalizables. Vamos a ver el proceso con un ejemplo.

Lo primero, tenemos que abrir la opción de "Búsqueda Avanzada" que se nos ofrece al pinchar en el botón de "Buscar".

Para aplicar los filtros tenemos que acceder a la Búsqueda Avanzada

Después, debemos seleccionar las columnas que contengan la información que queremos filtrar. En este caso usaremos la de "Fecha última cita", que la hemos añadido recientemente con la finalidad de poder separar a los pacientes activos de los pacientes pasivos. Pinchamos en el botón de "Cerrar y aplicar cambios" y ya tenemos visibles los datos que necesitamos.

Al hacer una búsqueda avanzada, debemos seleccionar las columnas que contengan la información que nos interesa.

Ahora sólo queda filtrarlos. Para ello, pinchamos en el botón de "Filtros" y seleccionamos las columnas que nos interesan y pinchamos en botón "+" para añadirlos.

Es muy fácil seleccionar todos los filtros que necesitemos para acotar una búsqueda

Finalmente, sólo tenemos que seleccionar el tipo de filtro y el parámetro a aplicar. En este caso, seleccionaremos en "Fecha última cita" el filtro "Menor que" y el parámetro 30/09/2011, para que nos de todos los pacientes que no han tenido citas en el último año.
Si queremos, podemos darle un nombre a la búsqueda y guardarla para futuras ocasiones.

Una vez añadido el filtro sólo tenemos que poner el parámetro de búsqueda y aplicarlo.
También podemos guardar la configuración de búsqueda para futuras ocasiones.

Al pulsar en "Cerrar y aplicar filtros de búsqueda", obtenemos el listado deseado. Además, podemos exportar el listado de la búsqueda en formato Excel o en CSV, o incluso enviar un e-mailing a los pacientes que aparecen en él pulsando el botón "Comunicaciones". Todas estas opciones la podemos encontrar en la parte inferior de la ventana del listado.

FELICITAR EL CUMPLEAÑOS A LOS PACIENTES

En este caso, en la búsqueda avanzada tenemos que seleccionar la columna correspondiente a "Fecha de nacimiento".

Después, sólo tenemos que aplicar el filtro que necesitemos (si queremos un listado de los cumpleaños que se celebran en un día o en un mes concreto). En este ejemplo seleccionamos el filtro "Mes" y el parámetro 10, para que nos saque un listado de aquellos pacientes que cumplen años en Octubre.

Sacar un listado de los pacientes que cumplen años en un mes determinado
es muy fácil e intuitivo

El botón de "Comunicaciones" nos permite enviar un mensaje SMS o un e-mail (próximamente también podréis enviar una carta en papel). En cualquier caso, podéis escribir un texto genérico que se personalizará tomando los datos de la ficha de cada paciente.

BUSCAR UN TEXTO CONCRETO

Otro filtro muy útil que hemos añadido recientemente es la posibilidad de realizar una búsqueda por un texto concreto. La eficacia de este filtro radica en que podemos buscar dentro de los campos de texto con gran flexibilidad, ya que nos ofrece la posibilidad de buscar por: contiene, empieza por, termina por, no contiene o igual que. Esto permite localizar sólo una parte de una palabra o una cadena de texto esté donde esté.

Por ejemplo, puede que nos interese sacar un listado con los pacientes que tienen hipertensión, pero no sabemos si esta observación está metida como "hipertenso/a", "tiene hipertensión", etc. Si establecemos el filtro como "Contiene" y el parámetro como "hipert", nos localizará todas las fichas de paciente que contengan ese texto dentro del campo que hayamos elegido.

Los nuevos filtros permiten buscar cualquier texto.
En este caso, los pacientes con una nota que contenga el texto "hipert"

Seguimos trabajando con el objetivo de que Gestiona sea una herramienta valiosa para hacer crecer tu negocio y una ayuda para superar la crisis.

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PONLE CARA A TU PACIENTE EN GESTIONA

En esta ocasión os vamos a explicar cómo establecer una foto en la ficha del paciente. Recientemente hemos añadido esta posibilidad en la ficha de datos. Es un pequeño detalle, pero resulta muy útil para identificar adecuadamente a los pacientes y ayudaros a establecer una relación más fluida con ellos. Aunque es un procedimiento muy sencillo e intuitivo, a continuación os guiaremos paso a paso por todo el proceso.

Cómo abrir la opción de insertar la foto del paciente
Una vez seleccionado un paciente, podemos ver una silueta negra a la izquierda que representa al paciente. Esta silueta se puede sustituir por una foto.

Silueta que sustituiremos por la foto del paciente

Es muy fácil: sólo tenemos que pinchar con el ratón sobre la silueta y automáticamente se abre una ventana en la que podemos elegir "Capturar foto" o "Eliminar foto asociada".

Opción para hacer una foto con la cámara del ordenador

Es posible que al hacerlo aparezca una ventana de configuración de Adobe Flash Player.

Aviso de Adobe Flash Player

Configuración de Adobe Flash Player
No os asustéis. Es un paso muy sencillo. Por motivos de seguridad, Adobe Flash Player solicita permiso para que un programa pueda acceder a la cámara del ordenador. Tan sólo hay que hacer click en "Permitir" para pasar al paso siguiente.


Un pequeño truco
Para evitar tener que estar dando permiso a Flash Player para que acceda a la cámara cada vez que queremos sacar una foto, podemos configurar Flash Player para que recuerde esta decisión en este programa. Para ello hacemos click con el botón secundario (derecha) del ratón sobre la solicitud de permiso y entramos en la opción "Configuración".

Con el botón secundario sobre la venta de Flash Player, podemos abrir la Configuración

Una vez dentro, validamos las opciones "Permitir" y "Recordar". Después pinchamos en "Cerrar". Ahora, cada vez que queramos sacar una foto desde Gestiona, pasaremos directamente a la vista previa de la cámara.

Eligiendo las opciones "Permitir" y "Recordar", Flash Player no nos
volverá a preguntar sobre los permisos de acceso a nuestra cámara.

Tomar la foto
Ahora sólo tenemos que encuadrar la cámara para que tome la foto que queremos y pinchamos en "Tomar foto".

Ventana para tomar la foto

Si no quedamos satisfechos con el resultado, podemos pinchar en "Repetir foto" hasta que nos guste el resultado. Una vez conseguido, podemos pinchar en "Guardar".
¡Y ya está! Automáticamente veremos la foto del paciente en su ficha correspondiente.

Ficha del paciente con la foto que hemos capturado

También podemos importar una foto desde donde queramos
Podemos encontrarnos con que ya tenemos una foto del paciente archivada en algún sitio, o incluso podemos usar una foto que nos facilite el propio paciente porque le guste más que la que sale de la webcam de nuestro ordenador. No hay problema. Sólo tenemos que abrir la pestaña "Galería" y después desplegar la carpeta del álbum pinchando en la flecha que hay junto al icono de la carpeta.

Pestaña de la Galería, con los álbumes que contiene. También hemos marcado la flecha que los despliega
y la foto que vamos a seleccionar

Ahora, sólo tenemos que pinchar en la foto y se nos despliega un menú de opciones. En la parte inferior pinchamos en "Establecer como foto del paciente" y ya la tendremos asignada en la ficha del paciente.

Botón para elegir una foto para la ficha del paciente

Esperamos que os resulte útil. La semana que viene os contaremos más cosas sobre las novedades de Gestiona.

Y recuerda: si no quieres perderte nada, hazte seguidor de nuestro blog.

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Marketing a paciente - Módulo de Seguimiento a Pacientes

¿Necesitas una herramienta para hacer un seguimiento de patologías detectadas y no tratadas?
¿Cuántas veces has querido contactar con los pacientes que no quisieron hacerse un tratamiento?
¿Conoce el número de pacientes con patologías no tratadas?
¿Necesita planificar las revisiones cada mes de los pacientes?

Para cubrir estas y otras necesidades, Gestiona Clinical Cloud, ha desarrollado una nueva herramienta, denominada "Módulo de Seguimiento a Pacientes".

Paciente con seguimiento en la pieza 33 por caries oclusal. No necesaria obturación. Añadida notificación a 6 meses para posterior llamada al paciente.

Como podréis apreciar, esta nueva funcionalidad de Gestiona, se convierte en una potente herramienta de marketing a paciente, ya que permite tener siempre localizados: pacientes con tratamientos planificados pero no aceptados o pacientes con patologías detectadas no tratadas, para posteriores llamadas y citas de revisión de los mismos, o lo que es lo mismo, pacientes activos.

¿A qué elementos se puede hacer seguimiento?

Este módulo permite asociar un seguimiento a:

1. Las exploraciones al paciente (ejemplo: patologías).
2. Un tratamiento concreto de todos los tratamientos planificados en un plan.
3. O al plan de tratamiento en general.

Se podrá crear un seguimiento en cualquier parte de la aplicación donde aparezca alguno de estos tres elementos: odontograma, ficha paciente, periodontograma.

El odontograma es una de las pantallas donde se puede añadir una tarea de seguimiento.

¿Cómo creo un nuevo seguimiento?

El seguimiento se crea de manera muy sencilla. Haremos clic sobre uno de los tres elementos antes mencionados, es decir, sobre la exploración, el tratamiento o el plan, apareciendo el menú contextual de dicho elemento.

Esta opción aparecerá en el menú de cualquier elemento susceptible de añadir un seguimiento

Haremos clic sobre la opción "Seguimiento" apareciendo una ventana donde podremos definir el título del seguimiento y las observaciones:

En el mismo formulario establezco el seguimiento y una notificación para que Gestiona me avise dentro de seis meses

A partir de ese momento, se creará un movimiento de seguimiento en la ficha del paciente con el nombre y las observaciones introducidas.

¿Dónde visualizo los seguimientos del paciente?

Todos los seguimientos creados al paciente se agrupan en la pestaña "EVOLUCIÓN", dentro del área "Seguimientos Activos". Si este área permanece plegada, se mostrará solamente el último seguimiento creado, para ver todos los seguimientos no hay más que desplegar el área de seguimientos activos, apareciendo una cronología de todos los seguimientos creados para ese paciente.

En la pestaña EVOLUCIÓN aparecerán los elementos pendientes del paciente, entre ellos los seguimientos activos

De cada seguimiento activo, se mostrará la fecha de creación, el nombre y las observaciones del mismo.
En este área solamente se mostrarán los seguimientos activos, cuando se desactive un seguimiento, automáticamente desaparecerá, dándolo la aplicación por finalizado.

¿Cómo puedo hacer una búsqueda de todos los pacientes que tienen seguimientos activos?

Para ello, antes es necesario crear una notificación a paciente.

¿Cómo creo la notificación al paciente?

 Puedo crear la notificación directamente en el formulario de alta de seguimiento, tal y como hemos visto en la imagen anterior.

También puedo realizarlo en dos pasos, haciendo clic sobre el seguimiento relacionado, y seleccionando la opción "Crear notificación". En el formulario únicamente tendremos que definir a qué fecha queremos relacionar la revisión, ya que el resto de campos nos aparecen precargados por defecto, permitiéndonos su modificación:

Haciéndolo en dos pasos puedo especificar más cosas en la notificación a paciente

Una vez creada la tarea de revisión para ese paciente, desde el listado de "Notificaciones pendientes", podremos realizar la búsqueda para localizar los pacientes que tengan revisiones relacionadas con seguimientos entre el rango de fechas que deseemos. Para ello el usuario tendrá que crear una búsqueda personalizada. Ver listados y búsquedas personalizadas.

En notificaciones pendientes de paciente se localizarán los seguimientos creados

 

¿Cómo puedo dar por finalizado un seguimiento?

Simplemente haciendo clic sobre el seguimiento que quieras dar por finalizado y seleccionando la opción "Desactivar seguimiento". Automáticamente desaparecerá del área de seguimientos activos dentro de la ficha del paciente.