Desde hace unos meses el programa de gestión para clínicas Gestiona, dispone de una nueva versión del gestor de documentos del paciente.
Como sabéis dentro de la ficha de los pacientes existe un apartado donde se almacenan todos los documentos generados para dicho paciente, la pestaña "Documentos". En esta sección hemos incorporado las sugerencias que nos habéis ido indicando.
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| Aspecto actual del nuevo gestor de documentos |
Siguiendo nuestra política habitual, estas mejoras están disponibles ya para todos nuestros clientes, sin costes adicionales.
"No activado por defecto.
Cada clínica debe activarlo"
Al representar un cambio de uso, cada clínica deberá activar esta funcionalidad para disponer de las mejoras que a continuación describiremos. Con lo que recomendamos una lectura comprensiva antes de dar el paso.
¿Qué mejoras incorpora?
A continuación os enumeramos las mejoras incorporadas en esta nueva versión del gestor de documentos del paciente:
- Visualización más amigable. Estructurada en carpetas.
- Diferentes formas de ordenación: tipo de documento, nombre, fecha y ruta.
- Personalización de la estructura de carpetas (por defecto) para los nuevos pacientes.
- Personalización de la estructura de carpetas para un paciente concreto.
- Permite la selección múltiple de varios documentos.
- Acciones para trabajar con múltiples documentos: eliminar, mover, copiar, compartir, etc.
- Descarga de fichero ZIP con el contenido carpetas y subcarpetas.
- Permite incluir documentos arrastrando y soltando, al igual que la galería de imágenes.
- Preparado para el nuevo módulo de Salud 3.0 (en desarrollo).
¿Cómo activo el nuevo gestor de documentos?
Si te han convencido las nuevas funcionalidades y quieres sustituir el gestor de documentos actual por la nueva versión, tienes que realizar los pasos que a continuación detallamos.
Desde la configuración de clínica, seleccionaremos la opción "Datos Generales" del menú principal y seguidamente entraremos en la opción "Conf. Gestor Documental".
Marcaremos "Sí" en la opción "Usar nuevo Gestor Documental".
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| Activamos el nuevo gestor de documentos |
Apareciéndonos en la parte inferior, una estructura por defecto de carpetas.
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| Plantilla con la estructura de carpetas para los nuevos pacientes |
Nota. Al activar el nuevo gestor de documentos NO se perderán los documentos incorporados anteriormente a los pacientes.
Nota. La activación del nuevo gestor de documentos es una acción reversible, si no te convence, podrás volver a la versión anterior.
CONFIGURACIÓN
¿Cómo cambio la estructura por defecto de carpetas?
Si la estructura de carpetas que conlleva Gestiona por defecto no te vale, puedes personalizarla. Esto se realiza desde la configuración de clínica, dentro del apartado "Datos Generales > Conf. Gestor Documental".
En la representación que aparece de la estructura actual de carpetas, existen dos tipos de carpetas:
Las carpetas representadas en color gris, son carpetas de sistema, es decir carpetas que Gestiona utiliza, no permitiendo la modificación ni eliminación de las mismas, ni siquiera la modificación de su estructura.
Dentro de las carpetas de sistema tenemos:
"F". Almacena las facturas
"P". Almacena los presupuestos
"R". Almacena los recibos.
En la configuración, las carpetas representadas en color amarillo, representas las carpetas que puedo personalizar, a excepción de la carpeta "Paciente" que representa la carpeta raíz.
La primera vez que hacemos clic sobre una carpeta la seleccionaremos, y la segunda vez nos aparecerá el menú de acciones.
Podemos observar que el menú de la carpeta "Paciente", es diferente al resto. Esto es debido a que esta carpeta no se puede modificar ni eliminar, ya que representa la carpeta "raíz" que contiene toda la estructura y documentos del paciente.
Para crear una subcarpeta o carpeta hija de otra, haremos clic sobre la carpeta padre y seleccionaremos la opción "Crear subcarpeta". Nos aparecerá una pantalla que nos permitirá establecer el nombre que identifique a la carpeta hija.
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| Crear carpeta / subcarpeta |
Según vayamos creando nuestra jerarquía de carpetas se irá representando en la parte izquierda de la pantalla.
Nota. Los cambios en la estructura de carpetas tipo, se aplicarán a los nuevos pacientes. Los pacientes ya creados conservarán la estructura con la que fueron creados y las modificaciones realizadas a cada paciente concreto.
Documentos a almacenar por carpeta
Además de poder definir la estructura de carpetas, podemos indicar qué documentos albergará cada carpeta.
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| Selección del tipo o tipos de documentos que se almacenarán en la nueva carpeta |
Según seleccionemos una carpeta, en la parte derecha de la pantalla de configuración del gestor, se actualizará el listado de documentos tipo de Gestiona. En dicha lista podremos indicar qué tipo de documentos se almacenarán en cada carpeta.
Para ello marcaremos el tipo de documento como "Sí" en la carpeta que queramos que sea el origen de almacenamiento de dichos documentos.
Los tipos de documentos que tengan la opción seleccionada "Sí", se almacenarán por defecto en dicha carpeta.
Nota. Un tipo de documento únicamente puede almacenarse en una carpeta tipo.
Cambiar el nombre a una carpeta tipo
Si lo que queremos es renombrar una carpeta de la jerarquía tipo, desplegaremos el menú de dicha carpeta, haciendo un primer clic para seleccionar la carpeta y un segundo clic para desplegar el menú.
Seguidamente seleccionaremos la opción "Cambiar nombre".
Estableceremos el nuevo nombre y seleccionaremos "Guardar", reflejándose los cambios en la estructura tipo de carpetas.
Nota. Los cambios realizados desde la configuración de clínica de la jerarquía tipo, únicamente se aplicarán a los pacientes nuevos.
Eliminar carpeta tipo
Para eliminar una carpeta tipo, únicamente hay que desplegar el menú de dicha carpeta y seleccionar la opción "Eliminar carpeta". Tras la confirmación la carpeta desaparecerá de la estructura por defecto del gestor de documentos.
Nota. Cuando se elimina una carpeta desde la configuración de clínica en la jerarquía tipo, únicamente se aplicará a los pacientes nuevos. Nunca se eliminarán las carpetas y los documentos de los pacientes anteriormente creados.
FICHA PACIENTE
Gestor documentos. Introducción
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| Gestor de documentos actual |
Cuando activamos el nuevo gestor de documentos de pacientes, en la ficha de paciente, al entrar en la pestaña "Documentos", nos encontraremos con la siguiente pantalla.
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| Nuevo gestor de documentos activo |
Como puede apreciarse, mantiene una estructura similar a la configuración, donde en la parte izquierda de la pantalla tendremos la estructura de carpetas del paciente, y en la derecha visualizaremos los documentos seleccionados.
Cuando creamos al paciente, esta estructura se replicará desde la estructura base que hayamos establecido en la configuración de la clínica. Los cambios que realicemos en esta pantalla se aplicarán únicamente a este paciente.
En la parte derecha se cargarán los documentos de la carpeta seleccionada de la estructura.
Por defecto la carpeta seleccionada es la carpeta raíz, siempre renombrada con el número de historia, nombre y apellidos del paciente.
La carpeta raíz mostrará todos los documentos de dicho paciente.
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| Carpeta raíz con el nombre y número de historia del paciente |
Los documentos se muestran en formato listado, detallando de cada documento:
- Nombre
- Fecha
- Tipo
- Ruta
Podremos ordenar los documentos por cualquiera de estos criterios, haciendo clic sobre la cabecera de la columna. Con un primer clic se ordenarán ascendentemente y con un segundo clic descendentemente.
Jerarquía de carpetas
En la jerarquía del paciente identificamos tres tipos de carpetas:
Las carpetas representadas en color gris, son carpetas de sistema, es decir carpetas que Gestiona utiliza internamente, no permitiendo la modificación ni eliminación de las mismas.
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| Carpetas Gestiona |
Dentro de las carpetas de sistema tenemos:
"F". Almacena las facturas
"P". Almacena los presupuestos
"R". Almacena los recibos.
Estas capetas únicamente podremos seleccionarlas. No nos aparecerá menú de acciones.
Representan las carpetas base creadas desde la configuración de clínica. No se permitirá la modificación en la estructura de estas carpetas.
Dentro de las carpetas de la jerarquía base, existe una carpeta especial que se utilizará para el módulo Salud 3.0 (en desarrollo), el cual permite compartir cualquier documentos con el paciente.
Representan cualquier otra carpeta creada por los usuarios para ese paciente. Sobre estas carpetas sí se permitirá la modificación de la estructura.
Al igual que ocurre en la configuración del gestor de documentos, haciendo un primer clic sobre la carpeta la seleccionaremos, mostrándose en la parte de la derecha los documentos que contiene dicha carpeta. Si volvemos a hacer clic sobre la carpeta ya seleccionada, nos aparecerá un menú con las acciones que podemos realizar sobre dicha carpeta, exceptuando las carpetas de Gestiona (grises).
Podemos observar que la jerarquía de carpetas refleja la estructura de álbumes creados en la galería de imágenes del paciente.
Estructura de documentos
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| Listado de documentos de la carpeta seleccionada |
En la parte derecha, se visualizarán los documentos que contiene la carpeta seleccionada. La primera vez que entramos a la pestaña "Documentos", aparecerán todos los documentos al estar seleccionada la carpeta raíz del paciente.
En el nuevo gestor de documentos del paciente, los documentos aparecen en un formato listado, que nos permitirá ordenar por el campo que queramos , simplemente haciendo clic sobre la cabecera de la columna. La ordenación se podrá hacer de manera ascendente o descendente volviendo a hacer clic en la misma columna.
Para interactuar con el documento en concreto haremos clic sobre dicho documento y nos aparecerá su menú de acciones. Cada tipo de documento tiene su propio menú.
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| Menú documento tipo IMAGEN |
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| Menú documento tipo PDF |
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| Menú documento tipo PRESUPUESTO |
Para crear un nuevo documento, disponemos en la parte superior derecha de la pantalla del botón "Nuevo documento Gestiona", el cual nos mostrará un menú solicitando que seleccionemos el tipo de documento a crear.
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| Menú "Nuevo Documento Gestiona" |
"Incorpora mejoras solicitada por las clínicas"
En la publicación de la semana que viene completaremos la información de este nuevo gestor de documentos explicando cómo realizar acciones tales como:
- Incluir documentos externos.
- Modificar o completar la jerarquía.
- Mover documentos en bloque
- Etc.
