Formación Básica: Facturar tratamientos al paciente

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La factura al paciente puede realizarse de varias maneras:

Desde el ingreso.

Para ello haremos clic sobre el ingreso, seleccionando la opción “Crear documento”  > “Factura”.

Nos aparecerá el formulario de alta de factura con los tratamientos e importes del ingreso.

Verificaremos los datos de facturación del paciente y seleccionaremos la opción “Guardar”.

La factura se almacenará en el gestor de documentos del paciente.

Quedando visualmente relacionada la factura con el ingreso.

Otra forma de crear la factura es desde el gestor de documentos

Si necesitásemos realizar una factura conjunta de tratamientos del paciente, o de varios ingresos, crearemos la factura desde el gestor de documentos.

Haremos clic sobre el botón “Añadir nuevo documento” y seleccionaremos la opción “Factura”.

Haciéndolo de esta manera, nos aparecerán todos los tratamientos del paciente que no se hayan facturado.

Seleccionaremos los tratamientos que queremos incluir en la factura, marcándolos como “Sí”.

Para crear la factura haremos clic en la el botón “Guardar” o “Guardar + Imprimir” si queremos sacar la factura en papel o en PDF al paciente.

Desde el plan de tratamiento

Para crear la factura asociada a un plan haremos clic sobre dicho plan, seleccionando la opción “Crear Documento” > “Crear Factura”.

Nos aparecerán todos los conceptos que componen ese plan de tratamiento.

Para crear la factura haremos clic en la el botón “Guardar” o “Guardar + Imprimir” si queremos sacar la factura en papel o en PDF al paciente.

En todos los casos las facturas quedarán almacenadas en el gestor de documentos del paciente.

Formación básica: Visita paciente tratamiento realizado

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Para sacar el máximo partido a Gestiona, es necesario indicar el día de la cita lo realizado en gabinete.

Podemos hacer una previsión el día que damos la cita al paciente.

¿Cómo? Muy sencillo.

Al crear la cita, en lugar de utilizar el sistema de citación rápido, utilizaremos el formulario de “Nueva cita paciente”, este formulario nos permite indicar los tratamientos que el doctor quiere realizar al paciente en la próxima cita.

Para ello, cuando indiquemos de qué paciente se trata, en la pestaña “Ttos a realizar”, aparecerán todos sus tratamientos planificados.

Marcaremos como “Sí” los tratamientos que quiere  realizar el doctor en la siguiente visita.

Si no se tiene claro qué se va a hacer o no queremos definirlo, podemos indicar únicamente el motivo, definiéndolo luego el día de la cita. En este segundo caso sí podríamos utilizar el sistema de cita rápida.

El día de la cita, llega el paciente, le pasamos a gabinete.

En el gabinete se trabajará en la pestaña “Evolución” para indicar lo que realmente le hemos realizado ese día.

La pestaña “Planificación” únicamente nos servirá para ver un cómputo global del paciente: ttos realizados,  comenzados o pendientes, o para volver a planificar.

Si coincide lo realizado en gabinete con lo planificado el día que le dimos la cita, tenemos que indicar en gabinete si los tratamientos se han comenzado o finalizado ese día.

Si no se planificaron los tratamientos de la cita, o al final no se ha realizado lo planificado, tendremos que editar la cita para establecer los tratamientos finales, de la misma manera a como lo hicimos al planificar la cita.

Si el tratamiento no estuviera planificado, podemos añadirlo directamente desde el botón “Añadir Tto”.

Si se quiere añadir más tratamientos no planificados en la cita, pulsamos el botón Guardar+Nuevo. Se guardaría el tratamiento actual y se reinicia el formulario para rellenarlo con los datos del nuevo tratamiento.

Cuando ya hallamos terminado de introducir tratamientos, pulsamos el botón Guardar.

Con este proceso, nos ahorramos pasos por que además de incluirlo en el plan de tratamiento que indiquemos en el formulario de alta, quedará relacionado con la cita.

El profesional podrá  destacar lo acontecido ese día con cada tratamiento, completando el campo observaciones.

Del mismo modo, el profesional podrá indicar lo que quiere hacer en las siguiente cita, a modo de instrucciones para recepción, o adjuntar cualquier documento relacionado con la cita, por ejemplo, en clínicas implantológicas la digitalización de la pegatina de los implantes puestos al paciente.

El objetivo de este proceso es que quede un detalle completo de lo realizado por cada profesional en cada cita.

Una vez finalizada la cita repetiremos el proceso dando una próxima cita al paciente.

Una característica significativa de que se está utilizando correctamente Gestiona es que en la pestaña “Evolución”, tengamos la mayor parte de las citas con varios tratamientos relacionados.

Facturación por ingresos vs tratamiento

En la publicación de esta semana explicaremos el segundo bloque de las mejoras solicitadas por los miembros de la Comunidad Gestiona, relacionadas con la facturación a partir de los ingresos, mejoras incluidas en la versión de enero de 2014.

Gestiona, antes de la publicación de esta nueva versión, únicamente permitía la facturación por tratamiento, creando la factura con los tratamientos pendientes de facturar a nivel del paciente, o de un determinado plan de tratamiento. Pudiendo relacionar el tratamiento con una única factura.

"Facturación por tratamiento o por ingresos, 

ambas modalidades incluidas en esta nueva versión"

Debido a los últimos cambios legislativos y a la necesidad de facilitar los procesos de la clínica, hemos adaptado la herramienta para incorporar en esta versión la facturación a partir de los ingresos del paciente.

Con este cambio podremos emitir para un tratamiento concreto tantas facturas como pagos de dicho tratamiento haya realizado el paciente.

En el caso que facturemos un tratamiento a partir de los ingresos, el tratamiento está facturado, cuando el importe total de las facturas coincida con el importe de dicho tratamiento.

¿Cómo creo la factura a partir de un ingreso?

Para levantar una factura a partir de lo que me acaba de abonar un paciente tendré que realizar los siguientes pasos:

Lo primero será guardar el ingreso, este me aparecerá reflejado en los "Datos económicos" dentro de la ficha del paciente. 

Haremos clic sobre el ingreso que queremos que nos sirva de base para hacer la factura, y seleccionaremos la opción "Crear documento".

Crearemos la factura a partir del ingreso

En este caso seleccionaremos la opción "Crear factura".

Nos aparecerá el formulario de factura, pre-cargado con los importes y los tratamientos que he liquidado en dicho ingreso.

Al guardar la factura, Gestiona indicará que documentación tiene asociado cada ingreso. 

•  nos aparecerá si hemos creado un recibo a partir del ingreso. 
• aparecerá si hemos creado una factura a partir del ingreso.

Al situar el ratón sobre alguno de los dos iconos -el de recibo o el de factura- nos aparecerá un desplegable con el número del documento.

Conviene recordar que no se debería mezclar ambas formas de facturación para un mismo tratamiento, ya que seguramente caeremos en errores de facturación, facturando de más o de menos con los consiguientes problemas esto nos puede acarrear.

Facturación de ingresos en bloque

Facturación en bloque de tratamientos o de ingresos.

Al igual que en la versión anterior, en Gestiona existía una herramienta para localizar todos los tratamientos no facturados y facturarlos en bloque. En esta versión hemos incorporado la misma herramienta, solo que trabaja sobre los ingresos no relacionados con facturas.

De esa forma, nos permite hacer una regularización de nuestra facturación al final del día, mes, trimestre,... ,según nuestras necesidades, evitando hacerlo una por una.

Gestiona nos mostrará un listado de los ingresos no relacionados con facturas, pudiendo filtrar la información, seleccionando qué ingresos incluir y cuales no en dicha regularización.

En la parte inferior disponemos de una herramienta que nos calcula los ingresos que debemos seleccionar hasta una cantidad determinada. 

Una vez que tengamos claro los ingresos que queremos regularizar, haremos clic sobre el botón "Facturar", apareciéndonos una ventana que nos permite seleccionar la serie de facturación donde queremos crear las facturas.

Tras seleccionar la serie de facturación, automáticamente se creará una factura por paciente, agrupando todos sus ingresos.