Gestión multiple de cajas de efectivo. Arqueo de caja.

En esta nueva actualización del programa para clínicas Gestiona, hemos incorporado una funcionalidad que permite a las clínicas controlar varias cajas de efectivo, es decir, permite realizar varios cierres de caja por día de manera independiente.

"Más de un cierre de caja por día de forma independiente"

Por defecto Gestiona controla una única caja de efectivo para toda la clínica, pero ahora os vamos a explicar cómo configurar la herramienta para crear por ejemplo: una caja para el turno de mañana y otra para el de la tarde, o una caja para que cada una de las personas que gestionan cobros a pacientes lo hagan de manera independiente.

Estas cajas de efectivo, las vamos a denominar "Cajas registradoras".

Si tu clínica funciona con una única caja de efectivo, no tienes que hacer nada, ya que como os he comentado anteriormente la funcionalidad por defecto es esta.

Crear "Cajas registradoras"

Lo primero que tendrás que hacer es crear las cajas registradoras que necesites gestionar.

Para ello, nos iremos al aparatado "Configuración de clínica" > "Datos generales", y seleccionaremos la opción "Cajas registradoras".

"Cajas efectivo = Cajas registradoras"

La primera vez, el listado nos aparecerá vacío. Para crear una caja registradora, haremos clic sobre la opción "Nueva caja registradora >".

Creamos las cajas de efectivo que necesitemos gestionar

Lo primero que tendremos que hacer es asignar un nombre descriptivo a la caja registradora.

Asignar "Caja registradora" a los usuarios

El siguiente campo del formulario nos permitirá definir qué usuarios podrán crear ingresos en esa caja registradora.

Hay que tener presente que en este listado no nos aparecerán los perfiles gerentes y administradores, ya que estos tienen permisos sobre todas las cajas por defecto.

Repetiremos este proceso por cada caja registradora que queramos crear.

En el listado de cajas registradoras nos aparecerán todas las creadas.

Gestión de cobro al paciente

Una vez definidas todas las cajas registradoras y configurados los usuarios con permisos sobre dichas cajas, a la hora de gestionar el cobro a los pacientes hay que tener en cuenta lo siguiente.

El usuario con el que entremos a Gestiona, será el elemento clave para la gestión de los cobros.

Cuando accedamos a crear un nuevo ingreso al paciente, en este formulario nos aparecerá una nueva entidad: caja registradora. 

"Cada usuario podrá asignar ingresos únicamente sobre la caja que es responsable"

Si hemos configurado cajas registradoras, este campo será de obligada cumplimentación.

Si el usuario con el que hemos entrado a Gestiona no tiene permisos sobre ninguna caja registradora, no podremos generar el ingreso. Tendrá que ser un usuario con permisos sobre alguna de las cajas registradoras.

Para optimizar el día a día de la clínica, si el usuario tiene permisos sobre una única caja registradora, este campo aparecerá cargado por defecto.

De esta forma cada usuario podrá asignar los ingresos de los pacientes en la caja sobre la que es responsable.

Cierre de caja

Al finalizar la jornada, se tendrá que realizar tantos cierres de caja como cajas registradoras existan.

La única diferencia con respecto a las clínicas que tienen un único arqueo de caja es que será necesario indicar a Gestiona de qué caja registradora estamos realizando el cierre.

"Cada usuario sólo podrá realizar el cierre de su caja"

Si no conoces cómo se realiza el cierre o arqueo de caja, consulta este vídeo.

Cuando el usuario con el que hemos entrado a Gestiona tiene permisos sobre una única caja registradora, este selector aparecerá cargado por defecto.

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Desde ADDENTRA queremos agradeceros el apoyo a nuestro proyecto y la confianza depositada en nosotros, y qué mejor forma de hacerlo, que ofreceros nuevas herramientas y soluciones para que podáis sacar el mayor partido a vuestro programa de gestión de clínica.

Cada vez son más las clínicas que apuestan por Gestiona como programa de gestión de clínica. Si todavía no conoces el proyecto, puedes pedirnos una cita demostrativa online en www.addentra.com, llamando al teléfono 911.920.280 o en el email servicios@addentra.net.

Gestiona. Clinical Cloud.

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Formación Básica: Gestión del cierre de caja

Ver vídeo

Para realizar el arqueo de caja, y controlar los ingresos del día, Gestiona dispone de una herramienta, situada entre las opciones del Gestor / Administrador de clínica, llamada “Cierre de caja”.

Para hacer el cierre de caja, si nos encontramos en el área de pacientes, tendremos que salir al “Selector de clínicas”, y hacer clic sobre la opción “Administración y gestión de clínica”.

La primera opción que nos aparece en el menú de la izquierda es la opción  “Cierre de caja”.

Gestiona permite hacer un único cierre de caja por día, y controla una única caja por clínica.

Haremos clic sobre “Nuevo cierre de caja”.

El primer campo que nos aparece en el formulario es el dinero en efectivo con el que supuestamente comenzamos la caja del día. Gestiona, por defecto, arrastra el valor del día anterior. Si se ha retirado el dinero, podremos modificar este valor, permitiéndonos establecer la cantidad de efectivo con la que empecemos el día.

Seguidamente nos aparecerá el detalle de ingresos del día, y el total por cada forma de pago.

Por ejemplo, el total de la forma de pago “Tarjeta de crédito”, nos servirá para contrastarlo con los tiquets que tengo de los pagos con TPV.

En esta sección también permite indicar los gastos del día, asociando el gasto a la cuenta de gasto que se desee, para lo cual haremos clic en el enlace “Añadir Nuevo Concepto”, y completaremos:

• La cuenta de gasto en la que queremos incluir el nuevo gasto. … Para crear una cuenta de gasto que no exista, directamente escribimos sobre el campo.
• La forma de pago.
• El concepto o detalle del gasto
• El importe de IVA
• Y el importe total

Si se hubiera pagado algún gasto directamente de la caja del día de hoy, es decir, si la forma de pago del gasto es “Efectivo”, Gestiona lo tendrá en cuenta a la hora de calcular el importe final de efectivo en caja teórico.

Finalmente, el responsable de la caja, tendrá que contar el dinero que tiene en efectivo e indicarlo en el campo “Saldo efectivo real“.

Gestiona calculará la diferencia con respecto al importe que tendría que haber teórico, en función de los ingresos y gastos del día, abonados o pagados en efectivo.

Para dejar cerrada correctamente la caja del día, la diferencia deberá ser cero.

Para cerrar la caja, haremos clic sobre la opción “Guardar” o “Guardar + Imprimir”, si queremos tener una copia en papel de la información económica del día.

En cualquier momento desde esta sección, podremos consultar los cierres de cajas de días anteriores, bien ejecutando alguna una nueva búsqueda o alguna de las que tengamos ya creadas, haciendo clic sobre la opción “Editar cierre de caja”.

También,  una vez dentro del formulario de edición de cierre de caja, cambiando la fecha del día, podemos consultar los cierres de caja de días anteriores.

Una vez cuadrado el cierre de caja, lo podremos “Guardar” o “Guardar” e Imprimir.